Организуя командировки, мы в Starliner всегда ориентируемся на тревел-политику, свод правил и денежных лимитов командировки. Но какой должна быть тревел-политика, чтобы сами сотрудники стремились ее соблюдать? Попробуем разобраться!
Business Travel News провел любопытное исследование: издание изучило тревел-политики компании, желая выявить индекс счастья деловых туристов. Проанализировав их, BTN выделил 4 типа политик:
#1 компания запрещает: жесткая тревел-политика со строгими лимитами и контролем на всех этапах командировки — от заказа билетов до подготовки отчетов.
#2 компания настаивает: тревел-политика, основанная не на запретах, а на «настоятельных рекомендациях». Отличается четкими правилами, но в исключительных случаях разрешает отклонения от тревел-нормы.
#3 компания предлагает: гибкая тревел-политика, которая допускает вариации в зависимости от целей и направления командировки. Указывает наиболее приемлемые варианты, но не настаивает на том или ином выборе.
#4 компания не вмешивается: отсутствие тревел-политики / опциональная тревел-политика, предлагающая сотрудникам безграничный выбор.
Как оказалось, строгие регламенты и подробные инструкции — вещь вполне неплохая. Судите сами: та группа путешественников, что работает в компаниях без тревел-политики или с политикой, следование которой не является обязательным (#компания не вмешивается), самая несчастная из всего рейтинга: индекс счастья — 45. Причем это касается всех командируемых, независимо от пола, возраста, должности и частоты поездок.
Остальные группы пребывают на отметке между 50 и 60. На втором месте по разочарованию находятся путешественники, вынужденные жить по preferred travel policies, когда #компания предлагает.
А разумно ограничивающая тревел-политика, напротив, обеспечивает ощущение поддержки и безопасности. В рейтинге эти сотрудники являются самыми счастливыми (индекс счастья — 58).
Определяя уровень удовлетворенности, BTN попросил бизнес-туристов оценить элементы деловых поездок как на этапе подготовки к путешествию, так и на этапе «постпоездки». При оценке важности баллы трактовались как «важно» (5) / «неважно» (1), а в случае с критерием удовлетворенности положением дел в компании — как «отлично» (5) / «ужасно» (1).
Так, для сотрудников, вынужденных жить в командировке без правил, важным фактором является оповещение о возможных проблемах, будь то аномальные погодные условия или кризисные ситуации в стране пребывания. Но обратите внимание: компании удовлетворяют эту потребность всего на 2,8 — разрыв между «ожиданием» и «реальностью» составил более 1 балла.
После поездки для всех групп путешественников наиболее значимым является удобство в заполнении отчетов о расходах. Большинство путешественников оценили старания компании в этом направлении, опять же, кроме тех, в чьих организациях нет установленной тревел-политики.
В общем и целом, группа респондентов Optional / No policy не только менее довольна действиями своего работодателя, но и в среднем демонстрирует гораздо меньшую заинтересованность в тех факторах, которые другим кажутся важными. Это говорит о том, что, когда деловые поездки находятся под контролем, сотрудники начинают понимать преимущества тревел-управления.
Доверьте командировки профессионалам
Путешественники с «размытой» политикой тоскуют по контролю
Исследование BTN показало, что чем меньше компания управляла выбором путешественников, тем больше те нуждались в ясных и конкретных указаниях — в этом изданию признались сами опрошенные. Например, одна из организаций предложила путешественникам руководствоваться здравым смыслом при заказе поездки, и теперь те замечают, что выбор отелей и рейсов стал для них поистине стрессовым занятием.
Другая компания отправила командируемым сотрудникам по электронной почте краткое напутствие а-ля «побольше скромности в тратах и уверенности в своем выборе!», однако, по словам бизнес-путешественницы, уверенности эти слова не придали — скорее, наоборот.
В отличие от бедняг, страдающих из-за размытых тревел-правил, работники с регламентированной политикой считают, что их компания заботится о них, потому как строгие ограничения обычно сглаживаются приятными бонусами. Например, инвестиционный банкир сообщила BTN, что ее компания договорилась о том, что сотрудники могут отдыхать в зале ожидания аэропорта. Кроме того, организация позволяет работникам использовать корпоративные тарифы для личных поездок и предоставляет субсидию для ускоренного предполетного досмотра.
Когда обязательное превращается в излишнее
Хорошего должно быть в меру: иногда тревел-политика заходит слишком далеко в стремлении контролировать. Путешественники, работающие в рамках жестких правил, все-таки менее счастливы (индекс счастья — 56), чем их коллеги, направляемые четкими рекомендациями. Одна из сотрудниц, занятых в госсекторе, с сожалением замечает, что она «вынуждена — надеюсь, это слово отражает то, как я к этому отношусь, — использовать корпоративную онлайн-систему бронирования». Она также выразила сожаление в связи с ограниченным выбором рейсов между городами, в которых нет крупных хабов.
Другой респондент пожаловался, что его работодатель не так давно ввел систему ваучеров, заключив договор с крупной авиакомпанией. Раньше, когда сотрудники выбирали перевозчиков самостоятельно, они могли использовать накопленные благодаря программе лояльности баллы. Теперь же, привязанные к одному перевозчику, они копят бонусы с нуля. Плюс ко всему, у «регламентированной» авиакомпании не так хорошо представлены направления опрошенного путешественника.
BTN также поговорил с HR, который уверен, что железная хватка корпоративных правил мешает и сотрудникам, и самой компании:
Нет предела совершенству: как улучшить «рекомендательную» тревел-политику?
Тревел-политика, инструментом которой является не приказ, а указание (#компания настаивает), действительно нравится командируемым сотрудникам. Что неудивительно, ведь этот тип политики допускает выбор, разрешает исключения, когда это необходимо, поддерживает путешественников и не отказывает в поощрении.
Когда путешественников, которым повезло работать с таким положением о командировках, просили поделиться мнением, как можно улучшить политику их организаций, они не сразу находили ответ. Поразмыслив, они чаще всего говорили, что онлайн-системе бронирования не хватает указания удобного времени рейса и расположения отеля.
С другой стороны, когда система начинает предлагать сразу несколько подходящих вариантов, между которыми практически нет никакой разницы, путешественник начинает терзаться сомнениями, и процесс выбора затягивается.
Опрошенные резонно замечают, что онлайн-инструментам зачастую недостает критического мышления: кажется, что алгоритмы живут своей технологической жизнью, не сверяясь с реальностью. Одной из респонденток система отказала в оплате услуги, отправив уведомление: «Вы не можете оплатить бензин, поскольку машина еще не арендована». Вся ирония заключалась в том, что поп-ап с оповещением выскочил как раз на странице с оплаченной квитанцией за аренду машины…
В целости и сохранности: безопасность превыше всего
Также опрос BTN установил, что чем строже тревел-политика, тем больше компания заботится о защищенности сотрудников. Один из респондентов, специалист по экологическому праву, сказал, что, когда он направляется в развивающиеся страны, выбор отелей для него всегда ограничен, однако он понимает, что это в интересах его безопасности.
А путешественница, отметившая недостатки корпоративной онлайн-системы бронирования, сказала, что высоко ценит то, что ее компания считает нужным сообщать о возможных рисках и предоставляет медицинскую помощь тем, кто выезжает за границу.
Забота о путешественнике может быть самым весомым преимуществом жесткой тревел-политики — настолько, что многие готовы поступиться свободой выбора ради поддержки и безопасности. И хотя не так много людей попадает в форс-мажорные ситуации во время командировок, сама уверенность в том, что работодатель всегда придет на помощь, заметно повышает лояльность сотрудников.