Если вы думаете, что, чтобы бизнес-поездки работали на благо вашей компании, стоит всего лишь создать положение о командировке, то вас ждет разочарование. Вы просчитали все моменты, до глубокой ночи печатали подробнейшее руководство, рассказали о нем сотрудникам, и… ничего не произошло. Но почему?!
Дело в том, что недостаточно просто написать тревел-политику — важно сделать так, чтобы она соблюдалась. А помочь в этом может правило трех «В»: взаимодействие — восприятие — вовлеченность.
Как это работает?
#1 Взаимодействие
Планируя ввести эффективную тревел-политику, подумайте прежде всего о том, не противоречит ли она принятым в компании бизнес-процессам. Запланируйте встречу с руководителями отделов и обсудите, насколько достижимы и справедливы разработанные правила.
Затем установите дедлайны для ознакомления с положением о командировках и последующего внедрения. Помните: в то время как для вас комплаенс-контроль может находиться в топе приоритетов, руководители могут не разделять вашего оптимизма, а то и вовсе не понимать, почему это столь значимый инструмент. Хорошо, если вы не теряете надежды на их поддержку, но будьте готовы к тому, что вам предстоит серия дискуссий и разъяснительных бесед.
#2 Восприятие
Обычно правила компании — это сухой текст, страдающий от обилия канцеляризмов и повелительного наклонения. И если вы, ежедневно встречаясь с документами и уставами, вполне нормально относитесь к такому стилю, то ваши сотрудники с трудом пробираются через нагромождение официально-деловых конструкций. Помогает ли это внедрению тревел-политики? Ответ очевиден.
Убедитесь, что положение о командировке легко читается и воспринимается. Не менее важно выбрать верный тон сообщения: забудьте о назидании и приказах, ваша сильная сторона — располагающий нейтральный стиль и безупречная логика. Золотое правило нравственности «Относись к людям так, как хочешь, чтобы относились к тебе» всё еще в моде!
Итак, понятная и простая тревел-политика готова. Но на этом ваша работа не закончена: подумайте о способах донесения информации до сотрудников. Просмотр презентации, аудиоурок или контекстные автоматические уведомления: какой формат для них более предпочтителен?
Кроме того, следует назначить человека, ответственного за внедрение тревел-правил: работники должны знать, к кому они могут обратиться, если у них останутся вопросы.
#3 Вовлеченность
Большая часть работы уже позади, однако и это пока не конец: необходимо проследить за тем, чтобы тревел-политика надежно обосновалась в вашей компании. Убедитесь, что документ доступен и, главное, актуален. Лучший способ достичь этого — автоматизировать тревел-политику для того, чтобы система могла напоминать бизнес-путешественнику, что разрешено в рамках деловой поездки.
На этом этапе вам нужно понять, успешно ли теория превращается в практику. В этом могут помочь внутренние тренинги для действующих сотрудников и создание стратегии вовлечения для новичков. Чтобы тревел-политика реально работала, не бойтесь ставить дедлайны: например, 1 числа нового месяца мы все начинаем жить по правилам. А чтобы проверить, известны ли и верно ли поняты эти правила, проведите опрос коллектива по содержанию положения.
И теперь, когда ваша команда знакома с тревел-политикой компании, вы, кажется, можете вздохнуть свободно — ну, или почти свободно: не стоит тешить себя надеждами, что все эти меры сделают правила бизнес-поездок нерушимыми. Всегда остаются рассеянные сотрудники, которые что-то забыли или не поняли, и откровенные ренегаты, не желающие придерживаться инструкции. Поэтому не забудьте продумать систему бонусов для тех, кто неуклонно соблюдает тревел-политику, и привлекать «законопослушных» работников для обучения тех, кто привык идти против системы.
Помните, что ни обещание «плюшек», ни суровый приказ не смогут обеспечить стопроцентное соблюдение тревел-политики. Необходимо поставить команду перед фактом: да, мы будем следовать этим правилам. А затем добавить: потому, что это важная часть нашего общего успеха, а нередко — вопрос жизни и смерти нашего бизнеса. И если мы вместе с вами не идем к успеху, может, настало время подумать, а по пути ли нам?