Сегодня отели всё чаще выходят на клиентов напрямую, убеждая, что роль посредника отныне избыточна. И это рождает множество сомнений: действительно, зачем сотрудничать с тревел-менеджмент компанией, если прямое бронирование дешевле? Попробуем ответить на этот вопрос, и, чтобы сделать это максимально полно, расскажем о кухне отельного бизнеса: о штрафах, негарантированном бронировании, ранних заездах и возмещении НДС.
Starliner — бизнес-тревел агентство нового поколения
У нас есть всё, чтобы сделать командировки вашей компании по-настоящему эффективными: поддержка 24/7, своя онлайн-система бронирования, экспертиза (20+ лет — опыт топ-менеджмента на рынке бизнес-тревел) и искреннее желание помочь!
Хотите оптимизировать затраты на командировки?
Вы делаете предварительное бронирование?
Делаем! Другое дело, что в отличии от брони авиабилетов в отельном бизнесе бронь означает выкуп номера и требует предоплаты. Такая бронь является гарантированной: оплачивая номер, мы получаем от отеля гарантию, что он будет закреплен за гостем.
Номера с оплатой при заселении стоят дешевле! У вас есть такие опции?
Мы так не работаем, и вот почему:
При негарантированной брони гость формально закрепляется за номером, который, однако, по-прежнему доступен для выкупа: так отели пытаются обезопасить себя от убытков в случае отмены броней. И потому явление овербукинга — когда раскупаются все номера гостиницы — нет-нет да и случается.
Бизнес-турист приезжает в отель, надеясь на быстрое заселение, а администратор на ресепшене с виноватой улыбкой объявляет, что свободных мест нет, и персонал ничем не может помочь…
Итак, негарантированная бронь — это гарантированный риск для бизнес-путешественника. И эти риски мы, ваш бизнес-тревел партнер, просто не можем себе позволить.
Что вообще дает гарантированное бронирование? В чем его смысл?
Первое и самое главное: это уверенность в том, что с вашим коллегой будет всё в порядке. Он без проблем заселится в заранее выбранный номер, и, отдохнув или хотя бы положив тяжелый чемодан, отправится на деловую встречу.
Второе, на случай «что, если…»: в случае, когда овербукинг застал вас врасплох, при гарантированном бронировании отель обязан вам предоставить ровно такой же номер или даже выше по статусу без доплаты, один телефонный звонок и трансфер до отеля.
Почему вы применяете штрафные санкции?
Их применяет не тревел-менеджмент компания, а отель, и с этим ничего не поделаешь: опять же, так гостиница стремится застраховать себя на случай возможных убытков, когда гость решает отменить бронь. Отмена брони без штрафов возможна, но только до определенного срока — обычно санкции начинают действовать за сутки до заезда.
Как рассчитываются штрафы?
Как правило, они начисляются от расчетного часа: чаще всего заезд происходит в 14 часов, выписка — в 12 часов, хотя бывает и плавающий расчетный час.
Ранний заезд и поздний выезд: что это и как влияет на заселение?
Заезд считается ранним, если он происходит ранее 14 часов, выезд — поздним, если он происходит позже 12 дня.
Особенностью таких заездов и выездов является оплата: гостю, желающему заселиться, например, в 11 утра, придется оплатить предыдущие сутки. А если гость желает выехать из номера позже 14 часов, ему придется оплатить последующие. Это еще одно из тех правил-с-которым-ничего-не-поделаешь. Зато оно гарантирует уверенность в том, что нестандартные заезды пройдут без неприятностей.
Можете ли вы забронировать гостиницу день в день?
Да, в нашей системе есть такие гостиницы. В то же время для гостиниц, с которыми не работаем ни мы, ни наши поставщики, которые не принимают расчет по кредитке или же не принимают наличные, это невозможно.
При запросе цена была одной, прошел буквально день, в течение которого отель согласовывался с начальством, — и цена уже изменилась! Что происходит?!
Отель может устанавливать как фиксированные тарифы (например, определяя цены сразу на год), так и использовать динамическое ценообразование. В последнем случае цена меняется ежедневно, и зависит она от загруженности номеров. В нашей системе такие цены маркируются «по запросу», указаны же только фиксированные тарифы.
Зачем мне бронировать через вас, а не через Booking / напрямую? Так ведь дешевле!
Мы нашли как минимум 4 преимущества. Итак, мы:
1) учитываем желания: вашему коллеге предстоит поездка в небольшой промышленный городок, в котором всего 2 гостиницы. Но — вот незадача: на Booking’е их нет! Придется искать другие варианты.
Если же вы сотрудничаете со Starliner, вам просто нужно связаться с менеджером, и мы постараемся забронировать номер в желаемой гостинице, даже если по каким-то причинам она отсутствует в нашей системе.
То есть вы можете забронировать любую гостиницу? Ответим честно: не совсем. Больше, чем многообразие выбора, мы ценим безоговорочную безопасность. Так, если с указанной вами гостиницей категорически отказываются сотрудничать наши поставщики, или же она внесена в черный список, мы не станем ее бронировать. Но сделаем всё, чтобы предложить достойную альтернативу!
2) решаем проблемы: на часах — 6 утра, а вашего бизнес-путешественника отказываются заселять в отель, хотя накануне вы несколько раз предупреждали персонал о раннем заезде. Решить эту проблему консолидатор не готов: это не входит в его обязанности.
А в наши — входит: наши менеджеры за двое суток до заселения обязательно звонят в отель, уточняя, прошла ли оплата, закреплен ли за гостем номер. От ошибок не застрахован никто, однако, если они возникают, мы не только успокоим взволнованного сотрудника (что, впрочем, немаловажно в стрессовой ситуации), но и оперативно решим вопрос с отелем и поставщиками.
3) даем отсрочку, в то время как большинство консолидаторов работает только по предоплате.
Плюсы такого подхода очевидны, особенно когда дело касается замены отеля. Вы звоните в поддержку Booking, просите отменить бронь, вам идут навстречу, отменяют заказ — и оповещают о том, что деньги вернутся на карту в течение месяца. Компании такое ожидание обойдется слишком дорого.
4) предоставляем закрывающие документы: это поможет оставаться на хорошем счету у вашего бухгалтера, потому что позволяет грамотно возместить НДС, а значит — сэкономить всей компании.
Заказывая напрямую, вы также получите необходимую документацию: вот только посадочные талоны часто теряются, а закрывающие документы забывают забрать из отеля… И бизнес-путешественника можно понять: не до того ему в ажиотаже командировки! Освободите его от бумажной ноши — делегируйте это своей ТМС, которая предоставит все необходимые документы адресно, своевременно и в удобной форме 🙂
Да, у вас есть преимущества — но всё-таки у них дешевле!
Более 30 % отелей, бронирующихся по России, являются НДС-ными. Если командируемый заказывает отель через консолидатор и затем оплачивает заказ на стойке карточкой, компания не сможет возместить НДС. Да, полученные документы позволят отчитаться перед финансовой службой, но возмещение налога невозможно.
С 1 января НДС вырос до 20 %, следовательно, для таких отелей разница будет составлять 20 %. А теперь немного конкретики цифр: у нас номер в гостинице обойдется в 4500 рублей, и это без проблем поможет возместить НДС; на Booking этот же отель стоит 4000 рублей — но зато придется отказаться от налогового возмещения.
Так действительно ли у них дешевле?