Командировки: рост текучки — или лояльности?

Цифры и факты

«Лояльность и вовлеченность сотрудников зачем они нужны? Ведь и так все работают, к чему эти эфемерные слова с неясными смыслами?» размышляет руководитель, в очередной раз намереваясь нещадно резать командировочный бюджет. А в это время бедный HR ломает голову в поисках аргументов, доказывающих, что жесткая экономия на деловых поездках напрямую отражается на эффективности сотрудника и, если смотреть шире, на текучести кадров. И здесь ему на помощь приходит лаконизм цифр:

по данным исследования Antal 2018 года, средний уровень текучести кадров в российских компаниях равен 27%. При этом, как отмечают эксперты, сегодня сотрудники не держатся за свои места и готовы увольняться буквально в никуда, что еще пару лет назад нельзя было себе представить.

среди наиболее ездящих в деловые поездки индустрий уровень текучести распределился следующим образом: IT и телеком 18%, профессиональные услуги и консалтинг 20%, строительство и недвижимость 21%. Работники этих индустрий обладают высокой стоимостью на рынке труда, следовательно, в случае их увольнения компании придется потратить внушительную сумму на поиск и привлечение новых сотрудников.

по данным AMEX GBT, для 83% часто командируемых сотрудников условия работы в командировке имеют не меньшее, а в некоторых случаях даже большее значение, чем уровень заработной платы и круг обязанностей в компании. При этом 15% бизнес-путешественников указали, что находятся в состоянии эмоционального выгорания. 

Очевидно, что для часто командируемых сотрудников неправильно выстроенная тревел-программа может стать причиной снижения продуктивности и даже увольнения. Как сделать так, чтобы командировка увеличивала лояльность, а не текучку кадров? Об этом следующие кейсы:

IBS: к увольнению готовы

Любопытный кейс представил в Harvard Business Review Сергей Холкин, директор программ аналитики дивизиона HR-сервисов компании IBS. По его опыту, с момента принятия решения до самого увольнения в среднем проходит 2-3 месяца, и в этот период пока еще можно переубедить сотрудника.

Поможет в этом предиктивная аналитика: «Прогнозирование становится возможным с накоплением большого количества данных об однородной группе персонала и использованием технологий машинного обучения».

Такая модель позволяет выявить конкретные факторы увольнений. Холкин приводит пример IT-компании, в которой одним из таких факторов, наряду с увеличением среднего рабочего времени, снижением количества проектов и других, стали командировочные траты работников: в исследуемом бизнес-юните они превысили средние расходы на командировки в других бизнес-юнитах, где работают коллеги с аналогичными специализациями, позицией и городом.

Работая со следствием, сложно говорить о причине, однако, как показывает практика, такие сотрудники либо больше остальных ездят в командировки и потому эмоционально выгорают, либо же изначально менее лояльно относятся к компании и склонны злоупотреблять корпоративными средствами.

Зная о таких «факторах риска», можно сформировать стратегии профилактики нежелательных увольнений. В приведенной IT-компании предиктивная модель используется уже полгода и, как указывает Холкин, благодаря ей нежелательная текучка кадров снизилась до 50%. Подробнее об этом кейсе вы можете прочитать здесь.

AstraZeneca: снизить уровень стресса

Стремясь стать «отличным местом для работы», международная компания AstraZeneca поставила цель минимизировать стресс бизнес-путешественников. Нехватка личного времени, длительные перелеты, неудобства, испытываемые в эконом-классе, всё это снижает удовлетворенность сотрудника. Опросив около 25 тысяч деловых туристов, компания пришла к выводу, что более частые путешественники чаще испытывают перечисленные факторы стресса.

Желая сделать деловые поездки комфортнее, AstraZeneca обратилась за помощью к аналитикам из tClara. Компания провела подробные исследования, выяснив, что из 100 проанализированных тревел-политик разных организаций менее 20% ставят в центр благополучие путешественника. В то же время наиболее частые путешественники, выгорая, имеют склонность резко увольняться. А это значит, что компании приходится спешно искать замену высококвалифицированному специалисту.

Что делать? AstraZeneca реформировали тревел-программу следующим образом:

1) Выстроили механизмы обратной связи от бизнес-путешественников.

2) Переформатировали тревел-политику так, чтобы сбалансировать работу и личную жизнь командируемого.

3) Выбирали тех поставщиков услуг, которые заботятся о здоровье сотрудников (здесь как раз будет нелишне вспомнить о «здоровых» перелетах Qantas).

4) Упростили тревел-процессы в компании, в том числе за счет внедрения онлайн-системы бронирования.

5) Начали мониторинг здоровья часто командируемых сотрудников.

Как делать? В числе решений, снижающих недовольство сотрудников, были названы:

— ограничение поездок в выходные,

 исключение поездок в праздничные дни,

— назначение важных деловых встреч не раньше вторника,

— по возможности, избегание перелетов с 16 часов до 8 утра то есть в нерабочее время,

— каждый месяц — наличие одной свободной от командировки недели в расписании частых путешественников,

— частичное возмещение потраченного личного времени  например, через оплату мобильных звонков семье в течение командировки.

По итогам 2018 года, соблюдение тревел-политики AstraZeneca выросло на 15%, 86% командируемых говорят о том, что удовлетворены тревел-программой, а 96% замечают, что чувствуют себя в безопасности и ощущают заботу работодателя в поездке.

Starliner: совмещая приятное с полезным

На Западе сегодня активно продвигается концепция bleisure, когда к командировке прибавляются дни отдыха: по мнению экспертов, это отличный способ повысить лояльность сотрудника, особенно если он молодой, уверенный в себе профессионал, нацеленный на самореализацию и удовольствие от работы.

Российский же бизнес-тревел относится к такой практике с вежливой настороженностью: интересно, конечно, но что об этом думает законодательство и как решать вопросы с бухгалтерией?

Делимся своим bleisure-кейсом:

Прежде всего, стоит определить (и желательно, чтобы это было зафиксировано в тревел-политике), кто может позволить себе bleisure-trips. В Starliner каждый работник, отправляющийся в деловую поездку, может провести выходные в городе командировки по согласованию с руководителем.

Зафиксируйте, на каких условиях работник может поехать в bleisure. Чем больше конкретики, тем проще вашим бизнес-путешественникам понять, на что они имеют право.

В нашей компании это возможно, если «дни отдыха» выпадают на субботу и воскресенье: по закону, сотрудник распоряжается выходными по собственному желанию, и потому может провести их в городе командировки. В этом случае компания возмещает только те командировочные расходы, которые выпадают непосредственно на деловую поездку, включая оплату обратного билета. Траты, совершаемые в «дни отдыха» (жилье, питание, развлечения и т. д.), работник оплачивает самостоятельно.

Может ли компания брать на себя другие расходы bleisure, помимо оплаты дороги? Этот вопрос каждая организация решает индивидуально, в соавторстве с бухгалтерией. Всё усложняется тем, что любые «официальные» возмещения будут облагаться всеми налогами: сумма может получиться весьма внушительная.

Что делать в bleisure trips? На самом деле, что угодно: отправиться на экскурсию, просто гулять по городу, встречаться с друзьями, если их стечением обстоятельств тоже занесло туда, где остановился сотрудник. Кроме того, для многих первый день bleisure банальная возможность выспаться после перелета и просто расслабиться после интенсивной коммуникации.

Есть ли подводные камни для компании? Как правило, самый сложный этап это фиксация всех тонкостей в тревел-политике (хотя бы просто потому, что написание самой тревел-политики безумно сложно).

Наконец, стоит помнить о законодательстве: раз дни отдыха в деловой поездке документально считаются частью командировки, по закону работодатель отвечает за здоровье сотрудника. Если тот, в запале bleisure, с разбегу прыгает в бассейн и ломает ногу, будет инициировано внутреннее разбирательство, итогом которого может стать выплата работнику всех компенсаций.

В вопросах охраны труда крайне много нюансов, каждая ситуация индивидуальна, да и стоит ли сразу думать о плохом? Лучше заранее подстраховаться и попросить сотрудников написать служебное задание с указанием, какие дни командировки отводятся строго на работу. А также заявление в свободной форме на имя руководителя о том, что в субботу и воскресенье работник останется в городе командировки, но будет отдыхать.

Хотите узнать больше о том, как мы помогаем HR делать командировки действительно комфортными, без потери контроля и увеличения затрат?

Starliner — бизнес-тревел агентство нового поколения

У нас есть всё, чтобы сделать командировки вашей компании по-настоящему эффективными: поддержка 24/7, своя онлайн-система бронирования, экспертиза (20+ лет — опыт топ-менеджмента на рынке бизнес-тревел) и искреннее желание помочь!