Расходы на командировки: как навести порядок?

Казалось бы, определить, допустимый набор сервисов для деловой поездки, очень просто. Но так ли это на самом деле? К сожалению, далеко не всегда. Попробуйте объяснить это сотруднику, убежденному, что SPA в отеле после тяжелого рабочего дня,  можно включить в командировочные расходы. Или работнику, который раздумывает над тем, можно ли считать поездку в отель с Uber или Яндекс.Такси разрешённой статьей командировочных трат.

Сизифов труд: неясность тормозит работу

Бизнес-тревел сам по себе, и без неразберихи с командировочными расходами, полон стрессовых ситуаций. А если при этом ещё и внутрикорпоративные правила открыты для свободного толкования, несогласованных трат, некорректных отчётов, впустую потраченного времени и бесплодных усилий не избежать.

И в последнее время проблема стала особенно актуальной, ведь сегодня на рынке существует несметное количество тревел-сайтов и приложений. И если работодатель не утвердил, какими из них можно пользоваться, сотруднику приходится делать самостоятельный выбор. Итогом такой самостоятельности становится путаница с поставщиками и сложности с расчетами: общая картина расходов остаётся неясной.

Недовольство бизнес-путешественников растёт, потому что им все время приходится оправдываться и что-то доказывать. Недовольство руководителей и бухгалтерии тоже растёт, ведь они тратят кучу времени, пытаясь собрать данные воедино и определить, что можно отнести к командировочным расходам, а что нельзя.

Это ошибка или... обман?

Свобода интерпретаций повышает риск обмана. Едва ли найдётся человек, который хотел бы столкнуться с мошенничеством подчинённых, но, увы, это случается. К счастью, с помощью чёткой корпоративной тревел-политики можно уже на ранних этапах организации командировки отследить ошибки и устранить лазейки для мошенничества.

Когда есть определённость и удобные инструменты заказа, каждый сотрудник компании без труда сможет разобраться в том, что можно, а что нельзя — сослаться на непонимание отныне не удастся. Возможностей для обмана не остаётся, а вот возможностей для экономии средств, напротив, появляется достаточно много.

Ясность: повышаем уровень коммуникации...и скорость работы

Деньги – тема щепетильная, особенно если в командировке работник тратит свои средства, а все расходы ему возмещаются после. Совсем другое дело, когда есть конкретные правила, не допускающие разночтений. Это помогает наладить коммуникацию внутри команды: чёткое понимание того, что подходит под статью расходов, позволяет быстрее рассматривать их и утверждать.

Навести порядок в командировочных расходах помогут комплексные решения по организации командировок и автоматизации процессов контроля корпоративных регламентов и согласования стоимости поездок. 

Starliner — бизнес-тревел агентство нового поколения

У нас есть всё, чтобы сделать командировки вашей компании по-настоящему эффективными: поддержка 24/7, своя онлайн-система бронирования, экспертиза (20+ лет — опыт топ-менеджмента на рынке бизнес-тревел) и искреннее желание помочь!

Хотите узнать больше?