Насколько хорош ваш бизнес-тревел партнер?

У пословицы «К хорошему привыкают быстро» есть обратная сторона — к плохому тоже привыкают. А когда привыкают, перестают замечать: систематические ошибки в документах, долгое время ответа на запрос, посредственный консалтинг или завышенную стоимость авиабилетов и размещения, которая, как предполагалось на момент заключения договора, должна быть «минимально возможной».

Чтобы не оказаться в заложниках своих разрушительных привычек, время от времени тестируйте вашего партнера с помощью этого короткого чек-листа.

#1 Насколько хорош ваш аккаунт-менеджер?

Само по себе наличие аккаунта не гарантирует систематическую реализацию экономии бюджета на командировки сотрудников. Ключевое здесь: мотивация, компетенции и проактивная позиция менеджера.

Мотивация. В большинстве бизнес-тревел агентств в задачи аккаунт-менеджера входят кросс-продажи и увеличение оборотов. В действительности это означает, что вместо экспертной поддержки по оптимизации расходов вы рискуете «пустить козла в огород». Поэтому обязательно обратите внимание на то, что входит в должностные обязанности аккаунт-менеджера и что лежит в основе его мотивационного пакета. 

Компетенции. Отраслевая экспертиза — еще одно непременное условие качественного аккаунт-менеджмента. В идеале аккаунт должен в совершенстве владеть вопросами дистрибуции тревел-контента, досконально разбираться в различных моделях ценообразования тревел-услуг, на профессиональном уровне взаимодействовать с поставщиками и иметь, что называется, административную жилку.

Проактивность. Проактивного аккаунт-менеджера отличает любопытство по отношению к вашему бизнесу и командируемым сотрудникам, а также способность видеть общую картину за чередой разноплановых проблем. Такой менеджер действует на опережение и предлагает вам решения по оптимизации тревел-расходов на основании трендов и поведенческих моделей ваших командируемых сотрудников и административного персонала.

#2 Насколько гибка предложенная партнером онлайн-система бронирования?

Доступ к полнофункциональной и удобной системе онлайн-бронирования автоматически повышает ваши шансы на реализацию экономии. Если по истечении 6-ти месяцев сотрудничества количество офлайн-транзакций все еще составляет значительную долю в ваших заказах, убедитесь, что онлайн-система поставщика отвечает современным тенденциям и способна адаптироваться к внутренним процессам вашей организации. 

Уточните, какие поставщики интегрированы в OBT вашего партнера. Часто агентства используют только те глобальные распределительные системы, которые позволяют им заработать, и игнорируют новые возможности рынка. Например, прямое подключение к стоку компании S7 позволяет экономить 6 евро (400 руб.) на каждом полетном сегменте авиакомпании.

Насколько богат функционал платформы в части администрирования поездок? Позволяет ли программа  автоматически применять регламенты в отношении поездок и отслеживать передвижения сотрудников? Умеет ли разносить расходы по статьям затрат, генерировать командировочные документы и отчеты о расходах?

Удобно ли вашим сотрудникам взаимодействовать с выделенными менеджерами онлайн? Как быстро изменения в бронировании и офлайн-заказы появляются в личном кабинете? 

#3 Действительно ли вам предоставляют лучшие тарифы?

Все бизнес-тревел агентства и ТМС заявляют о возможности предоставить вашей организации лучшие тарифы. Проблема в том, что вы не всегда можете это проверить. И многие этим пользуются. В особенности агентства, работающие на условиях минимального сервисного сбора или «офлайн».

Признаки, которые должны вас насторожить:

Работа по договору оказания услуг. Она не требует предоставления документов о закупочной стоимости услуги и позволяет поставщику закладывать в ее стоимость «свой интерес», который вы не сможете обнаружить, если вручную не проверите цену билета, например, на сайте авиакомпании. А вот последствия несанкционированного маркапа могут быть весьма печальны: такие манипуляции могут привести к ошибкам в формировании цепочки НДС и налоговым штрафам.  

Работа только с контрактными поставщиками агентства. Тревел-рынок развивается очень быстро, поэтому, помимо всех GDS, ключевых консолидаторов и контрактных поставщиков, ТМС должна иметь возможность предоставлять безопасный доступ к web- и субсидированным тарифам. Иначе возможность предоставления лучших тарифов — пустые обещания.

Отсутствие собственной онлайн-платформы. Часто арендованная онлайн-система бронирования тарифицируется отдельно, что не позволяет экономить на самостоятельных заказах.

#4 Что думают другие?

Интересуйтесь у коллег по цеху уровнем сервиса и набором услуг, предоставляемых бизнес-тревел партнерами. Какие возникают проблемы, как быстро они решаются, насколько партнер вовлечен в реализацию бизнес-задач, есть ли дополнительные сервисы и бонусные программы, которые уже с успехом используют ваши коллеги? Здесь вас могут ожидать сюрпризы.

Старайтесь не пропускать мероприятия текущего партнера и ходите на отраслевые конференции. Только так вы сможете получить полную картину относительно возможностей и того, что вы имеете на данный момент.