Тревел-программа с человеческим лицом

Еще недавно в крупных компаниях командировка считалась очередной статьей расходов, которую можно и нужно нещадно «резать». «Под нож» попадали, как правило, либо комфорт командируемого сотрудника, либо сами поездки. Но в последние несколько лет ситуация изменилась. Руководители поняли, что управлять расходами на командировки без ущерба для бизнеса можно только подружив финансовые приоритеты компании с потребностями командируемых сотрудников. Поэтому сегодня бизнес-путешественники всё больше влияют на то, как должна быть организована командировка: удобные инструменты позволяют сотрудникам получить то, что им нужно, а компании видеть расходы на поездки и оценивать их эффективность.

И если в теории идея сделать бизнес-путешествие проще и удобнее выглядит вполне разумной, то на практике оказывается, что это задача не из простых. Можно ли внедрить тревел-новшества, не увеличив расходы и не нарушив ход повседневных обязанностей работодателя?

Ответ в нашем кратком руководстве по улучшению тревел-программы:

#1 Сделайте процесс бронирования легким

Несмотря на то, что тревел-индустрия предлагает высокотехнологичные решения, помогающие легко бронировать все услуги в одной онлайн-системе, до сих пор во многих компаниях бизнес-путешественники вынуждены прыгать с сайта на сайт, бронируя авиа- на одном, ж/д-билеты на втором, а гостиницы на третьем.

Потому-то сотрудники ощущают нервную дрожь при одной только мысли о том, что им необходимо заказать поездку, пусть даже самую простую. Впрочем, то же касается тревел-координаторов и менеджеров по снабжению. И это притом, что сегодня существуют разнообразные инструменты онлайн-бронирования, позволяющие путешественникам  сделать всё и сразу в одной системе: заказать рейс, купить билет на поезд, забронировать номер в отеле, наконец, вызвать такси. Стоит ли говорить, что такая программа существенно экономит время?

Если же вы уже пользуетесь услугами бизнес-тревел агентств, но ваши сотрудники по-прежнему недовольны тем, как организован процесс бронирования командировок, есть смысл обсудить причины недовольства и с ними, и с ТМС. Возможно, всё дело в том, что бизнес-путешественники не до конца разобрались в онлайн-системе или не умеют в ней правильно работать. К счастью, проблему легко исправить при помощи дополнительного обучения.

#2 Внедряйте гибкую тревел-политику

Излишняя строгость тревел-политики типичный источник раздражения для командируемых сотрудников. Но ведь правила существуют, чтобы их нарушать, и особенно это касается жестких правил: большое количество ограничений мотивирует работников жульничать и выходить за рамки устава. А это, в свою очередь, весьма раздражает тревел-менеджеров.

Недовольство коллектива явно не идет на пользу вашей компании, поэтому пора с ним покончить. Сделайте тревел-политику гибкой: во время бронирования у бизнес-путешественника будет больше выбора, а у вас больше контроля над ним. В отличие от традиционных положений о командировке, составленных из закостенелых правил, динамичная тревел-политика будет выстраиваться автоматически в зависимости от вариантов, доступных для каждого сотрудника.

#3 Разрешите сотрудникам поиграть

Люди любят играть: нам нравится коллекционировать штампики в карточке для бесплатного кофе, мы с замиранием сердца наблюдаем за тем, как еще один купленный товар добавляет нам баллы для большей скидки, и искренне радуемся, когда за нашу лояльность бренд платит бонусами, пусть и чисто символически.

Так почему бы не перенести принципы геймификации в бизнес-тревел? Это сделает сотрудников более внимательными к своим расходам, особенно если часть затраченных средств будет возвращаться тем, кто весьма трепетно относится к соблюдению тревел-политики.

Например, некоторые организации успешно применяют балльную систему. Если путешественники бронируют командировку за 3 недели, они получают 50 баллов, за одну неделю 10 баллов и т. д. Чем больше баллов они получают, тем больше «наград» таких, как экскурсии, билеты в кино и возможность частично или полностью оплачивать свои частные путешествия   к концу финансового года они могут себе позволить.

Геймификация может использоваться для разнообразных целей. Например, для стимулирования бронирования через определенного поставщика, отказа от багажа, если в нем нет острой необходимости, выбора отеля по лучшей цене, заполнения отчетов о расходах или отказа от парковки в аэропорту.

#4 Превратите командировку в досуг

В последние годы набирает обороты концепция bleisure (business + leisure, «досуг»): сотрудники могут присоединить к концу командировки несколько дней ежегодного отпуска.

Bleisure-поездка финансово выгодна обеим сторонам. Работник не тратит деньги на перелет, так как его оплачивает работодатель. При этом затраты компании всё равно сокращаются: продлевая поездку, сотрудник возвращается в менее популярное время, когда цены на билеты ниже.

Однако фундамент концепции bleisure всё же покоится не на финансовой выгоде: такой подход позволяет сотруднику немного отдохнуть, что повышает его удовлетворенность, уменьшает вероятность «выгорания» и проблем со здоровьем, вызванных постоянным стрессом.

Правда, bleisure не лишена обратной стороны: концепция противоречит обязанности компании соблюдать требования по охране труда и нести ответственность за безопасность сотрудников, находящихся на работе. А ведь командировка неотъемлемая часть рабочего процесса. Единственный выход из ситуации открыто и недвусмысленно прописать все условия bleisure trips в тревел-политике. Так и сотрудник, и работодатель будут знать, где, когда и за что они отвечают.

Желая отыскать волшебную палочку, разом исцеляющую тревел-менеджмент от всех насущных проблем, стоит помнить о том, что чудес не бывает: универсальных решений нет и быть не может. Хотя нет, чудеса происходят, но не по воле случая, а только потому, что вы сумели грамотно выстроить тревел-политику компании. Наша краткая рекомендация, сбор обратной связи от ваших сотрудников и тесное взаимодействие с ТМС используйте эти инструменты, и у вас будут все шансы сделать правила для путешественников действительно удобными!

Хотите узнать больше?