Аутсорсинг бизнес-тревел услуг: три аргумента «за»

В начале 90-х, когда корпорация General Electric росла как на дрожжах, бизнес-сообщество недоумевало, как Джеку Уэлчу удаётся управляться с такой махиной и год за годом повышать её операционную эффективность. Он отвечал так: «Мы направляем своих лучших людей и ресурсы туда, где создаем реальную добавленную стоимость. А вспомогательные функции отдаём специализированным компаниям, которые поручают их выполнение своим лучшим сотрудникам. Эта практика много раз себя оправдывала. Именно в этом суть аутсорсинга».

Неудивительно, что аутсорсинг является одним из самых сильных бизнес-трендов последних лет.

Starliner — бизнес-тревел агентство нового поколения

У нас есть всё, чтобы сделать командировки вашей компании по-настоящему эффективными: поддержка 24/7, своя онлайн-система бронирования, экспертиза (20+ лет — опыт топ-менеджмента на рынке бизнес-тревел) и искреннее желание помочь!

Уже более 20-ти лет крупные международные компании и корпорации поручают тревел-менеджмент компаниям (TMC) организацию и управление деловыми поездками своих сотрудников. Решение менеджмента о передаче бизнес-поездок профессиональному подрядчику не вызывает никаких сомнений. Выгоды от систематической реализации экономии и повышения производительности сотрудников в сотни раз превышают расходы на оплату услуг партнеру. Почему же тогда российский бизнес не торопится использовать это преимущество на практике?

Дело в том, что среди российских компаний бытует мнение, что работа с командировками сотрудников ограничивается исключительно бронированием билетов и размещения. Но это совсем не так. При ближайшем рассмотрении деловые поездки представляют собой цепочку взаимосвязанных процессов, которые влияют на эффективность и уровень рисков бизнеса компании.

Без понимания полной картины видимая экономия на услугах может выливаться в убытки и недополученную прибыль, а слабая система внутренних контролей провоцировать злоупотребления и мошенничество сотрудников.

Эффективное управление командировками компании заключается в способности руководства сбалансировать конфликтующие на первый взгляд понятия: желания и потребности командируемых сотрудников, деловую необходимость и финансовые возможности организации. Все это требует определённых компетенций, творчества и дисциплины. Особенно сегодня, когда каждый поставщик, будь то авиакомпания, служба такси или отель, старается заполучить бизнес-путешественника по максимально-возможному тарифу.

Без помощи профессионалов и специальных инструментов здесь не обойтись. Давайте рассмотрим 3 стратегически важных направления работы с командировочной программой компании, игнорирование которых приводит к потерям, которые для средних и крупных компаний могут исчисляться десятками миллионов рублей.

Существенное сокращение затрат

Перефразируя Питера Друкера, можно сказать, что для того, чтобы управлять расходами, нужно видеть. Многие менеджеры удивляются, обнаружив, что компания тратит на командировки треть своего операционного бюджета. Прозрачность бизнес-процессов и возможность сопоставлять расходы с финансовыми результатами компании открывают перед менеджментом впечатляющие возможности. С чего же начать?

Во-первых, необходимо организовать прозрачную схему работы с тревел-затратами:

Так вы сможете предотвратить нецелесообразные траты и увидеть полную картину расходов, включая убытки, связанные с возвратами, обменами, неиспользованными услугами и возможными злоупотреблениями со стороны сотрудников.

Источником полноценных данных может стать только ТМС, имеющая в своем арсенале онлайн-платформу, тесно синхронизированную с поставщиками и полнофункциональной ERP-системой бизнес-тревел агента.

Во-вторых, нужно начать использовать интеллектуальные ресурсы ТМС. Правильная тревел-менеджмент компания поможет:

Тесное сотрудничество с ТМС позволит сократить расходы на поездки на 20-40%.

Эффективность командируемых сотрудников

Командировка  сама по себе является стрессовой ситуацией. Смена часовых поясов, необычная еда, необходимость работать в непривычных условиях всё это не лучшим образом сказывается на продуктивности сотрудников. Прибавьте к этому накладки в пути и на решение бизнес-задач у работника не останется времени и сил. В арсенале ТМС больше 30 маркеров, которые могут спровоцировать разного уровня неприятности и стресс.

Профессиональные тревел-менеджеры учитывают эти факторы при разработке тревел-политики. Например, самые сильные раздражители в путешествиях потеря багажа, отсутствие wi-fi, задержки и отмены рейсов, длительные перелёты в эконом-классе. Чтобы оградить сотрудника от неприятностей и помочь ему сконцентрироваться на решении бизнес-задач, нужно эти раздражители свести к минимуму.

Если дело действительно важное, в приоритете будут прямые рейсы авиакомпаний с минимальным количеством рисков отмены или переноса рейса, разрешён бизнес-класс или премиум-комфорт для перелёта длительностью более 7-ми часов, и доступны к возмещению расходы на wi-fi на борту. Все это нужно зафиксировать в тревел-политике и контролировать онлайн и/или согласовать детали непосредственно с бизнес-путешественником. Кроме того, бронируя командировку в корпоративной онлайн-системе, сотрудник затрачивает в разы меньше рабочего времени на организацию. Компания при этом не просто не теряет, она экономит на прямых расходах. 

Судите сами: система бронирования уже знает личные данные, корпоративные характеристики, бонусные и мильные карты, индивидуальные предпочтения, правила поездок в отношении этого сотрудника, наличие корпоративных скидок и схему согласования стоимости поездки. Сотруднику остается лишь задать маршрут и выбрать один из вариантов, предложенных системой на основании имеющейся информации. Вместе с билетами сотрудник получит пакет отчётных документов, которые попадут прямиком в бухгалтерию, и вместо возни с бумагами, после командировки, он быстрее сможет приступить к работе.

Ещё одно преимущество профессиональной тревел-поддержки риски, возникающие из-за сбоев в работе поставщиков. По статистике, 20% рейсов задерживаются и отменяются по техническим причинам или ввиду погодных условий. А 30% незаселений в гостиницах происходит по причине овербукинга. Профессиональная ТМС использует технологии для отслеживания любых накладок на маршруте, информирует бизнес-путешественника, оперативно решает любые проблемы с поставщиками и предоставляет альтернативные варианты.

Контроль внутренних регламентов

Во многих компаниях довольно формально очерчены границы поведения сотрудников в отношении командировок. Это большое упущение, потому что именно убедительные правила и бюджетные ограничения в отношении поездок обеспечивают львиную долю экономии. Ключевое слово здесь убедительные, то есть основанные на данных.

Кроме того, большим преимуществом дисциплины оказывается высокий уровень безопасности и продуктивности сотрудников в пути, а следовательно минимум финансовых и репутационных рисков.

Поэтому необходимо уделить внимание процессам, способным обеспечить:

Все эти процессы имеет смысл отразить в кпорпоративной тревел-политике.

Оптимальная структура тревел-политики охватывает все аспекты поездки и чётко регламентирует нормы расходов и поведение сотрудника в той или иной ситуации:

Правила оформления поездок и отчётность

— Корпоративный канал бронирования
— Проездные и закрывающие документы
— Правила возмещения расходов на поездки
— Сроки предоставления авансовых отчётов

Авиаперелеты
— Время перелётов
— Тарифы, классы и подклассы бронирования 

— Сроки бронирования 

— Накопление и использование бонусных миль


Отели

— Категория отеля и номера
— Заказ дополнительных услуг в номере
— Правила возмещения дополнительных расходов

Аренда машины
— Когда можно заказывать трансфер
— Класс машины
— Страховка
— Оплата платных дорог и стоянок

Поезда
— Класс поезда
—Категория вагона

Такси и трансферы
— Когда можно заказывать аэроэкспресс или такси в / из аэропорта / вокзала
— Использование общественного транспорта

Использование личного автомобиля
— Оплата топлива
— Платные дороги

Представительские расходы
— Процедура возмещения

Рекомендации по выбору тех или иных способов провести время с клиентом

Питание
— Рекомендации по выбору блюд для себя и клиентов

Мобильная связь 
— Оплата роуминга

Кроме настройки автоматического контроля подавляющего большинства этих процессов, специалисты ТМС берут на себя большой пласт работы по оптимизации стоимости каждой поездки, работе с поставщиками и организации чёткого и удобного документооборота по всем транзакциям.

 

Нестабильная экономическая ситуация, стремительное развитие технологий и усиление конкуренции практически на всех рынках, вынуждают компании непрерывно работать в направлении сокращения затрат и повышения эффективности бизнеса. Так что аутсорсинг тревел-менеджмент компетенций правильное решение, которое, к слову, используют 99% компаний из Fortune 500.

Хотите узнать больше?