8 800 302 77 17

Звонок бесплатный с городских и мобильных телефонов России

 

Новости Starliner

Новости Starliner
Все новости Starliner
Архив новостей:

14.07.2016

Starliner поделился секретами успешной организации деловых поездок

В начале июня журнал "Административный директор" провел круглый стол на тему "Деловое путешествие", второй из серии "Поставщик — клиент. Эффективное взаимодействие". Директор московского филиала Starliner, Дмитрий Смирнов, поделился с коллегами о дополнительных возможностях предотвращать нежелательные расходы и контролировать тревел-политику. 


Журнал "Административный директор" подводит итоги круглого стола.


Секреты делового путешествия

 

IMG_9746В начале июня журнал «Административный директор» провел круглый стол на тему «Деловое путешествие», второй из серии «Поставщик — клиент. Эффективное взаимодействие».

Круглый стол собрал представителей заказчиков и поставщиков, участвующих в процессе обеспечения сотрудников компаний услугами в рамках их деловых поездок. Эксперты и гости круглого стола поделились своим опытом и ответили на вопросы читателей журнала «Административный директор», распределенные по трем направлениям: билеты, отели, бизнес-тревел-агентства.

 

Билеты — прозрачно, технологично, оптимально

10По мнению большинства экспертов, собравшихся на круглом столе,  многие компании сегодня продолжают пересматривать бюджеты на командировки. Дмитрий Смирнов, директор московского офиса компании Starliner, подтвердил, что некоторые клиенты вводят дополнительные опции по согласованию поездок, еще больше усиливают контроль над расходами и пересматривают тревел-политики.

По словам Маргариты Вишневской, key account manager for Moscow and central7
Russia Lufthansa Group, этот тренд прослеживается и на общемировом уровне. И хотя при текущем курсе рубля средняя цена билета в евро заметно уменьшилась, многие из тех, кто раньше летал бизнес-классом, пересаживаются в эконом.

С другой стороны, как рассказала модератор первой сессии круглого стола Алена Кулаченкова, директор по административным вопросам ПАО
«Совкомбанк», некоторые компании предлагают сотрудникам, желающим летать в бизнес-классе, программы софинансирования деловых путешествий. Человек может доплатить до нужного ему класса из собственного кармана и лететь так, как ему удобнее, при этом величина доплаты зависит только от того, сколько сотрудник проработал в компании.

Плюс ко всему выше перечисленному практически все эксперты подтвердили, что многие корпоративные клиенты стали пользоваться лоукостерами. Цена авиабилета является первостепенным фактором при выборе такой авиакомпании. Но, к сожалению, в России лоукостеров немного, а при наборе дополнительных опций цена авиабилета становится сравнимой с ценой на обычные авиалинии. Дмитрий Овсянников, административный директор BBDO Group рассказал, что сотрудникам его компаний не запрещено летать лоукостерами, но это должно быть только их решение, которое, как правило, связанное с выбором времени вылета/прилета или аэропортом.

Участники круглого стола также пытались раскрыть секрет выбора самого дешевого билета. По мнению Дмитрия Смирнова, универсального способа не существует. Первое, что необходимо сделать клиенту, — установить лимиты и ввести жесткий порядок согласования. Можно еще воспользоваться «деловыми проездными», они помогают сэкономить до 50%. Маргарита Вишневская рассказала, что авиакомпании, безусловно, управляют своими продажами, прогнозируя загрузку рейсов. Так, если сотрудник решит лететь в какой-то город, когда там проходит крупная международная выставка, дешевые билеты он не сможете купить даже за год, поскольку на эти дни авиакомпании уже давно спрогнозировали высокую загрузку. Но если полет должен проходить в обычный период, то билеты лучше, конечно, приобретать заранее, выбрав для полета середину недели и середину дня.

 

Отели — цена/качество

5Как считает Ирина Кузнецова, руководитель мастерской «Административный менеджер» и преподаватель курса «Тревел-менеджмент», организации обычно выбирают те отели, которые находятся ближе к работе и предоставляют оптимальное соотношение по цене и качеству в соответствии с тревел-политикой. Но, к сожалению, если месторасположение и цену тревел-менеджеры способны оценить, находясь на своих рабочих местах, то проверить качество отеля на удалении непросто. Особенно это касается гостиниц в очень маленьких городах. По словам Ольги Каненковой, директора по закупкам Schneider Electric по России и СНГ, понятия стандартного номера и люкса в там сильно отличаются от традиционных представлений о таких категориях.

Безусловно, сотрудничество с международными сетевыми отелями намного облегчает жизнь путешественника. «Тревел-агентству необходимо поселить клиента там, где он желает. Это может быть и деревенский домик в каком-то селе, и хороший отель в самом центре города. Но если есть возможность2выбирать между международным сетевым или обычным российским отелем, лучше сделать выбор в пользу сетевого. Там будут гарантированы достойный сервис, завтрак, безопасность, дополнительные услуги прачечной и прочие. Наши отели, безусловно, активно развиваются, но сервис, к сожалению, пока еще не везде на высоте», — считает Ирина Васильева, заместитель генерального директора UTS.

По словам Людмилы Кирилловой, руководителя административного отдела Canon, ее компания заключает прямые договоры в Москве, Санкт-Петербурге и Новосибирске только с отельными цепочками. Но в других направлениях работает через тревел-агентство, которое обычно предлагает наиболее оптимальные варианты размещения. А если сотрудники путешествуют за границей, то для них выбирают отели, рекомендованные штаб-квартирой.

Ольга Каненкова также отметила, что Schneider Electric пользуется сетевыми отелями, но в случае их отсутствия в каком-то городе, пытается развивать местные, обычные, а именно получать нужные услуги, даже если они там не существуют. Например, по прилете сотрудника договориться о позднем ужине. И, по мнению эксперта, на подобные отступления от правил как раз легче идут именно российские отели, они более гибкие, чем сетевые.

Что касается выбора отелей сотрудниками по собственному желанию, то большинство экспертов подтвердили, что в их организация такие действия не приветствуются, и они идут навстречу сотрудникам только в исключительных случаях. Связано это не только с проблемами сервиса и безопасности, но в том числе и с тем, что зачастую небольшие российские отели работают без НДС, а где-то даже за наличный расчет.

Также критично эксперты круглого стола относятся и к инициативе сотрудников компании бронировать отели через booking.com. По словам Ксении Ребровой, исполнительного директора UTS, «букинг» — это не агентство, а IT-платформа, по сути, рекламная площадка для частных клиентов. Она построена простым способом: клиент регистрируется, сам управляет поездкой, решает вопросы с оплатой, справляется со сложными ситуациями. Никаких других услуг, которые помимо бронирования номера оказывает бизнес-тревел-агентство, например аналитика, оптимизация расходов, «букинг» не предоставляет.

По словам Ирины Никишиной, административного директора «ФБК Грант Торнтон», в их компании было разрешено сотрудникам бронировать отели самостоятельно (в рамках лимита) и пользоваться отелями тревел-агентства, а в результате обработки статистических данных был сделан вывод, что заказывая отели через агентство, компания экономит порядка 8% в год.

В ходе круглого стола эксперты также лтметили, что в последнее время большой популярностью у бизнес-путешественников пользуются апартаменты. Однако, как считает Ирина Васильева, взаимодействовать с физическими лицами, сдающими квартиры в аренду, непросто, а консолидаторов, специализирующихся на этой услуге на российском рынке, к сожалению, немного. Конечно, такой вид проживания удобен не для всех: нет ресторанных завтраков, приходится самому все гладить, стирать и убирать. Тем не менее некоторые компании, в целях экономии бюджета, уже «переселяют» своих деловых путешественников в апартаменты. Особенно это актуально для длительных региональных командировок.

По итогам дискуссии данной сессии Ирина Кузнецова резюмировала ряд признаков, характеризующих выбор качественного отеля по оптимальной цене для корпоративного клиента: это внимание и забота о командировочном, обеспечение ему комфорта и покоя, вежливость персонала и готовность помочь в любой проблеме, удобное месторасположение, хорошая еда, Интернет, безопасность, чистота, медицинская помощь, гибкость в оказании услуг, прозрачность ценообразования, удобный документооборот, бухгалтерская отчетность и что-нибудь еще (поздний выезд, бесплатно вода, фрукты, митинг-рум и прочее).

 

Бизнес-тревел-агентства — эффективное сотрудничество

Ольга Хорасанова, независимый эксперт с многолетним опытом работы в административной сфере, отвечая на вопрос последней сессии круглого стола: «По каким главным критериям следует выбирать ТМС (Тravel management company)?», отметила, что все зависит от размеров компании и от того, какие услуги она хочет получить от поставщика. Главное, что клиент обычно получает от ТМС — аналитика его поездок. Поэтому большинство заказчиков всегда подходят к выбору ТМС как к выбору стратегического партнера, который помогает двигать бизнес вперед.

1Юлия Мануйлова, генеральный менеджер Сity Travel Business Travel Solutions, в свою очередь, заметила, что выбирая этого стратегического партнера, клиент выдвигает определенный набор критериев, но, к сожалению, не всегда руководствуется теми критериями, которые действительно способствовали бы построению стратегических, партнерских отношений, такими как качество и количество оказываемых услуг. В первую очередь заказчик всегда смотрит на стоимость транзакции и порой на тендере выбирает именно ту компанию, которая намного ниже рынка.

Глеб Барон, исполнительный директор компании Unifest Travel, также добавил, что цель закупщика — максимально снизить цену, а вот цель административного директора состоит в том, чтобы снизить годовой бюджет компании на деловые поездки, и тут без выбора поставщика по качественным характеристикам никак не обойтись. Поэтому эксперт порекомендовал сначала определить средний уровень стоимости транзакции на рынке, а при снижении ее в тендере больше чем на 25% просить у участника обоснование такого снижения.

По мнению экспертов, существенно сэкономить на стоимости транзакции помогают системы онлайн-бронирования. Мария Шарапова, административный менеджер компании Johnson & Johnson, выразила мнение большинства участников круглого стола, что за онлайн-бронированием будущее бизнес-тревела. Однако пока существуют определенные требования в бухгалтерской отчетности, сложные процедуры согласования и авторизации командировок, это будущее близкое, но не для всех компаний.

А Юлия Мануйлова рассказала, что среди клиентов ее компании уже есть заказчики, которые активно пользуются системой онлайн-бронирования. Причем процесс внедрения быстрее происходит в небольших, но мобильных компаниях, в крупных организациях онлайн-система обычно внедряется медленно. Сегодня многие клиенты Сity Travel Business Travel Solutions присматриваются к онлайн-бронированию и, возможно, вскоре будут готовы полностью перейти на него.

Также участники круглого стола обсудили нюансы перехода клиента от одного агентства к другому. Как считает Мария Шарапова, процесс расставания с поставщиком уже давно носит цивилизованный характер, отношения не рвутся навсегда, обе стороны также качественно выходят из проекта, как в него входили. Ведь, возможно, в будущем им еще придется поработать вместе.

У любого ТМС есть детальный план имплементации в клиента. Как рассказала генеральный менеджер Сity Travel Business Travel Solutions, он расписан по датам, и там есть обязательства как со стороны исполнителя, так и со стороны клиента. Любая смена поставщика — это проект, и всегда должна создаваться проектная команда, куда входят сотрудники с обеих сторон.

Помимо детального плана имплементации и договора стороны должны еще составить и подписать SLA — договор об уровне сервиса, с детальным описанием процессов и даже штрафов за их неисполнение. Все это помогает сохранить (а может быть, и восстановить) и усовершенствовать знания, приобретенные клиентом в процессе сотрудничества с предыдущим поставщиком, и эффективно наладить работу с новым ТМС.

Галина Полищук, заместитель генерального директора Continent Express, считает, что все эти документы составляются в первую очередь для того, чтобы заказчик был полностью удовлетворен сервисом агентства. Но если в SLA говорится о системе штрафов, то желательно, что бы там была отражена и система поощрений партнера. Однако Дмитрий Овсянников придерживается иного мнения. Он считает, что поощрением для поставщика служит регулярная оплата его услуг согласно договору. В свою очередь, Алена Кулаченкова добавила, что ТМС все-таки нужно поощрять за хорошую работу, но не материально. Существует другой, более эффективный способ мотивации поставщика — предоставление ему возможности дополнительного развития в клиенте, например, внедрение новых услуг, расширение регионального присутствия и прочее. Именно такой подход, по мнению эксперта, может действительно называться партнерским. А ведь именно развития стратегических и партнерских отношений в первую очередь ожидает клиент от своего тревел-агентства.

Участники круглого стола обсудили еще очень много вопросов, связанных с деловыми путешествиями, а также предложили собрать экспертную группу, которая опишет все ключевые задания, критерии и инструменты по выбору бизнес-тревел-агентства, которые помогут заказчику сделать процедуру закупки тревел-услуг максимально прозрачной и эффективной для бизнеса. Журнал «Административный директор» берет на себя обязательство по их публикации.

Источник

 





 

Словарь бизнес-тревел

Рекламация

— претензия; заявление одной стороны о том, что другая сторона не выполнила...

далее