Оцените соотношение: всего 10% компаний-клиентов Starliner ставят 80% задач, которые выполняют веб- и отдел разработки и сопровождения 1С нашего агентства. И даже среди этих 10% продвинутых пользователей нашей онлайн системой и офлайн поддержкой тревел-менеджеров, есть внутренняя градация – от Junior, Middle, Senior и Lead. В начале года мы выиграли тендер на обеспечение командировочных процессов крупной некоммерческой организации, которую за глаза называем топ-Lead. Благодаря новому клиенту мы в очередной раз прокачали свои умения и навыки, увеличив и без того очень высокий процент автоматизации процессов, связанных с работой финансового отдела.
Сшить отчет, в прямом смысле, нитками, и передать в службу доставки – это единственное, что наши финансовые контролеры до сих пор должны делать вручную
– Топ-Lead запросил у нас довольно специфический вид отчетности. Ранее таких требований не выдвигала ни одна организация, – рассказывает руководитель отдела разработки и сопровождения 1С Starliner Евгений Попов. – Начиная от формулировок в закрывающих документах и заканчивая реестрами билетов и гостиниц. Фактически нам потребовалось научить нашу систему оформлять научные диссертации с приложениями, оглавлением, списками и т.д. Если бы при большом потоке заказов от клиента мы формировали такую отчетность вручную, то наши финансовые контролеры только и были бы заняты распечаткой титульных листов и оглавлений с содержанием для одной единственной компании.
Но теперь благодаря произведенным доработкам, нашим коллегам из финотдела после согласования печатных форм с заказчиком, остается только нажать кнопку «на печать», сшить папку и отдать в службу доставки.
– На самом деле, клиенту все равно, что там у исполнителя с автоматизацией. Хотите – нанимайте 100 контролеров или работайте в три смены. Автоматизация – это наша внутренняя потребность. Автоматизировав процессы формирования печатных форм, – мы, в первую очередь, облегчили работу своим сотрудникам, – объясняет Евгений Попов. – Таким образом, мы имеем возможность обеспечивать качество и непрерывность командировочных процессов не одному, а сотням клиентов.
«Меню» в голове держит система, а не менеджер
Пакеты закрывающих документов, которые от нас получают клиенты, согласовываются в момент подписания договора. И абсолютно у каждого корпоративного клиента свой собственный набор требований к этой отчетности. Если с юридически значимыми документами – такими как счет, счет-фактура, акт выполненных работ, – все более или менее похоже, то свод критериев к дополнительным формам, необходимым для управленческого, а не бухгалтерского учета, не поддается сравнению.
– Как при формировании заказа во «Вкусно и точка»: один клиент просит заменить чесночный соус на терияки, другой просит добавить в бургер лучка и холапенью, третий требует тройную порцию кетчупа. А если перепутаешь, то платить не будет, – приводит пример Евгений. – Всех предпочтений не упомнишь, когда работаешь с десятками и сотнями компаний. Чтобы исключить путницу, индивидуальное «меню» в голове держит не менеджер, а наша программа, которая в автоматическом режиме формирует те наборы документов, которые нужны конкретному заказчику. Так мы экономим свои временные и физические ресурсы, а также работаем над снижением затрат и себестоимости услуги.
Автоматизация сводит на нет человеческий фактор и к нулю – количество ошибок
Помимо специфических наборов закрывающих отчетов и документов, ряд клиентов требуют еще и особенных разбивок по аналитике. Это дополнительный срез информации, которую мы можем прикреплять к каждому заказу, в котором клиент может относить этот заказ к каким-то своим метрикам. И тут главное – не ошибиться. И именно автоматизация процессов позволяет свести к минимуму человеческий фактор и количество ошибок.
– Например, фармацевты, которые отправляют сотрудников по регионам для популяризации новых продуктов, хотят наглядности, сколько они потратили денег на командировки на продвижение условного парацетамола, а сколько на – валидол. Или аналитика по проектам. Инженерные компании хотят знать, во что им в части командировок обошелся ремонт моста, а сколько было потрачено на возведение линий электропередач, – объясняет наш гуру разработки и сопровождения 1С Евгений Попов. – При этом аналитика может быть не просто на общий заказ, а распространяться на конкретного командированного. Условно, два сотрудника летят в Москву: один на конференцию с докладом, а другой – на встречу с клиентом. И один заказ разносится в разную отчетность, индивидуально по каждому деловому путешественнику. При этом нужно учесть, что иногда тревел-менеджеры компаний-клиентов допускают ошибки и относят условного Иванова к реестру РДНМ-21, а не РПКУ-34, к примеру. В этом случае требуется полная переделка отчетности, выполнить которую вручную практически невозможно, а наша программа при обнаружении недочетов легко и быстро это делает при минимальном участии финансовых контролеров Starliner.
Одним словом, мы в очередной раз прокачали крутую и сложную систему формирования отчетности. Такого уровня автоматизации достигли единицы агентств делового туризма, если только не мы одни.