Если вы когда-нибудь проводили тендер на услуги ТМС или Агентства делового туризма, вам наверняка приходилось лавировать между огромным количеством деталей, которые необходимо проработать, и жесткими временными рамками, установленными руководством и внутренними заказчиками.
Мы убеждены в том, что время на проработку деталей в итоге окупается возможностями, которые получает компания с «правильным» бизнес-тревел партнером. И все же, есть несколько способов сделать тендерную процедуру более эффективной.
Проверьте, все ли вы используете в своей практике.
#1 Специфика
Если вы впервые проводите тендер, убедитесь, что тендерная документация по выбору бизнес-тревел поставщика разрабатывается с нуля. Старайтесь не использовать шаблоны, предназначенные для других закупок. Они содержат большое количество несущественных вопросов и квалификационных требований, на которые поставщики даже умудряются ответить, впустую тратя свое и ваше время.
#2 Список пожеланий ключевых стейкхлдеров
Постарайтесь как можно больше узнать о потребностях ваших внутренних заказчиков: топ-менеджмент, бухгалтерия, руководители функциональных отделов, командируемые сотрудники.
#3 «Необходимо» vs «Хотелось бы»
Рассортируйте запросы внутренних заказчиков на две группы: «необходимо» и «хотелось бы иметь». На основе первого списка сформируйте квалификационные требования, второй — включите в дополнительные критерии выбора. Так вам не придется тратить время на рассмотрение заявок от поставщиков, которые могут подойти по целому ряду дополнительных требований, но не обеспечивают базовые требования.
#4 Ограничения
Обозначьте в документации требования к формату и размеру ответов, чтобы:
a) гарантировать равные условия и правила для всех участников тендера
b) получить оптимальное количество информации (текста), которую вам необходимо будет прочесть, обработать и проанализировать в сжатые сроки.
#5 Конкретные формулировки
Постарайтесь как можно конкретнее формулировать вопросы, требования и задачи для будущего партнера. Это убережет вас от ресурсозатратных разъяснительных бесед. Если пояснения все же необходимы, выделите время для сбора вопросов от участников тендера, исключите дублили и отправьте ответы единым файлом для всех участников тендера. Вы также можете опубликовать и сохранить этот файл для следующего тендера. Это позволит сэкономить массу времени.
#6 Встречи
Постарайтесь, еще до объявления тендера, встретиться лично с как можно большим количеством потенциальных партнеров. Корпоративная культура, ценности и устройство внутренних бизнес-процессов — вещи, которые необходимо «пощупать», чтобы сделать правильные выводы о мотивации и возможностях ваших потенциальных партнеров.
Чтобы больше узнать об эффективных закупках тревел-услуг, свяжитесь с нашим экспертом.