Что необходимо знать о командировочных расходах сотрудников

Когда траты на деловые поездки осуществляются в различных системах, аналитикам приходится тратить уйму времени в попытках собрать данные о тревел-расходах воедино. Кроме того, информация о подобных затратах чаще всего поступает постфактум, что не позволяет своевременно выявлять негативные тенденции и определять особенности поведения бизнес-путешественников. Наконец, когда поездки и расходы на них никоим образом не связаны, руководству довольно трудно оценить их экономический эффект.

Поэтому интеграция данных о поездках и командировочных трат первый шаг компании на пути к усилению контроля над расходами. Согласно отчёту Международной ассоциации делового туризма (GBTA), опубликованному прошлым летом, только у 47% компаний инструменты онлайн-бронирования интегрированы с системами учёта расходов. А те организации, которые удовлетворены текущим положением дел или же просто не могут приспособиться к новой практике, в конечном итоге становятся менее прибыльными.

Тревел-расходы: занять проактивную позицию

Итак, что нужно предпринять руководству и другим участникам экосистемы корпоративных путешествий, чтобы представлять истинные затраты на поездки в своей организации? Вот три вопроса, которые каждый тревел-менеджер должен задать своей команде:

Все ли заказы по командировкам оформляются через корпоративный канал бронирования?

Без четких указаний и обучения сотрудники могут продолжают бронировать услуги для деловых поездок на популярных интернет-ресурсах, получая в дальнейшем возмещение расходов от работодателя. Подобные «утечки» существуют в любой компании. Подливают масла в огонь и поставщики тревел-услуг: они вкладывают миллионы долларов в умный маркетинг и программы лояльности, тем самым поощряя ваших сотрудников покупать услуги напрямую у авиакомпаний, отелей, служб такси и напрямую арендовать жилье. При этом конечная стоимость таких услуг, как правило, выше, чем в корпоративном канале. Уведомления о задержках и отмене рейсов, возможность внести изменение в бронирование, оформление обмена или возврата в случае изменения планов и др. составляют до 30% от стоимости услуги, а если сотрудник не доплачивает за сервис, повышаются тревел-риски, которые могут привести к серьезным потерям. 

Контроль & свобода: как соблюсти баланс?     

По данным отчета Gartner, при оценке программного обеспечения для управления командировочными расходами финансисты и закупщики смотрят в первую очередь на его способность автоматизировать контроль корпоративной политики. Однако аналитик Gartner Крис Пэнг замечает, что «это не должно негативно отражаться на конечном потребителе».

Сегодня сотрудники хотят пользоваться мобильными, удобными технологиями и на работе, и во время поездок. Если компания не обеспечивает своих работников подобными инструментами, навязывая раздражающие и неэффективные бизнес-процессы, она наверняка не сможет получать точные данные о тратах на командировки. В исследовательском отчёте Forrester было установлено, что «сотрудники используют новые цифровые возможности в повседневной жизни для совершения покупок, и теперь они ожидают, что их работодатели будут поддерживать использование этих технологий».

Как достичь взаимовыгодного результата в этом вопросе? Следует оставить за персоналом право свободно заказывать услуги и предоставить им для этого удобные инструменты. Это позволило бы соблюдать политику компании и подталкивало бы к правильным решениям. Наличие таких инструментов также помогают достичь обоюдной выгоды: сотрудники могут более продуктивно тратить рабочее время, не утруждая себя сбором бумаг и написанием отчетов о расходах, а компания может проверить данные поездки, предоставленные из надежных источников.

Какие еще преимущества получает компания, если тревел-расходы сотрудников фиксируются в одной системе?

Когда информация о расходах сотрудников и данные о поездках хранятся в одном месте, можно снизить корпоративные риски, связанные с налоговыми санкциями или корпоративным мошенничеством. Контроль и чёткое понимание того, где и как расходуются средства, дадут компании импульс для проактивного управления этими рисками. В противном случае, вы потеряете время, ожидая, пока разрозненные и недетализированные данные дойдут наконец до финансовой службы: игнорирование технологий сводит на нет возможность анализировать расходы.

Хотите узнать больше о том, как новые технологии могут повысить продуктивность и точность бюджетирования?

Starliner — бизнес-тревел агентство нового поколения

У нас есть всё, чтобы сделать командировки вашей компании по-настоящему эффективными: поддержка 24/7, своя онлайн-система бронирования, экспертиза (20+ лет — опыт топ-менеджмента на рынке бизнес-тревел) и искреннее желание помочь!