По оценкам экспертов, средняя компания со штатом 500-1500 человек теряет от 3-х до 10-ти млн. в год из-за неэффективных бизнес-тревел процессов.
Несмотря на солидный возраст бизнес-тревел индустрии, наличие управляемой тревел-программы — редкость для российского бизнеса. Поэтому мы часто наблюдаем, как, в результате несогласованности в действиях разных департаментов компаний и поставщиков, тревел-координаторы совершают ошибки, командируемые сотрудники попадают в стрессовые ситуации, а компании теряют деньги.
Проверьте, все ли процессы в вашей компании настроены правильно и исправьте ошибки.
Чек-лист поможет вам.
Потери времени при бронировании
Чтобы организовать командировку самостоятельно, сотрудникам нужно время. По разным оценкам, на оформление документов, подбор и согласование стоимости услуг они затрачивают от 2-х до 5-ти рабочих часов. Но время специалистов стоит дорого. Не лучше ли потратить его на решение профильных задач?
Избавить сотрудников от необходимости сравнивать цены на десятках сайтов и лично согласовывать каждый свой шаг поможет корпоративная онлайн-система бронирования.
Если за организацию деловых поездок сотрудников отвечает тревел-координатор, постарайтесь, насколько это возможно, исключить из процесса человеческий фактор – автоматизируйте все, что безболезненно поддается автоматизации:
– процессы утверждения и согласования стоимости поездок
– обновления профайлов (личных карточек пассажира) и индивидуальных предпочтений по поездкам
– управление бронированиями и т.п.
Неправильный выбор
Ответственный за тревел сотрудник компании может проанализировать рынок, выбрать несколько приоритетных поставщиков и согласовать специальные корпоративные тарифы, но все его усилия окажутся тщетными, если командируемые сотрудники не сделают правильный выбор.
Поэтому тревел-политику следует разрабатывать исходя из потребностей деловых путешественников и обязательно доносить ее до сотрудников в удобном для них формате. Но и просто знать тревел-политику – недостаточно. Важно иметь возможность контролировать правила поездок в автоматическом режиме, получать отчеты о соблюдении установленных правил, анализировать причины отклонений и своевременно влиять на ситуацию.
Идеальным вариантом будет TMC с собственной онлайн-платформой: если ваша тревел-политика не предусматривает бизнес-класс на внутренних направлениях, система будет помечать эти варианты как нежелательные. А если у вас заключен корпоративный договор с авиакомпанией, система автоматически применит скидку и обозначит этот вариант как приоритетный. Таким образом, вы сориентируете сотрудника на правильный выбор.
Нецелесообразные расходы
Нецелесообразные поездки
С появлением технологий для организации удаленных встреч необходимость в некоторых поездках отпала. Важно понять что это за поездки и суметь сориентировать сотрудника на месте. Для этого пересмотрите свою тревел-политику и добавьте в нее возможность дополнительно согласовывать сомнительные поездки.
Нецелесообразные расходы
Часто сотрудники заказывают услуги в офлайн-формате. Это обходится компании на 15-30% дороже, чем самостоятельные бронирования с консультационной поддержкой.
Передовые компании стремятся автоматизировать максимальное количество процессов и мотивируют сотрудников бронировать поездки онлайн. Сотрудники таких компаний могут заказать подходящий вариант и одним кликом отправить его на утверждение уполномоченному лицу, а тот, в свою очередь, получит всю необходимую для принятия решения информацию по email и может одобрить/отклонить поездку не покидая своего почтового ящика. Процедура занимает считанные минуты и, самое главное, бюджет остается под контролем.
Скрытые расходы
В целях экономии многие компании вынуждают сотрудников жертвовать комфортом. Но мало кто считает потери оплаченных рабочих часов, которые они проводят в длинных очередях, пробках, ожидании заселения в гостиницу. И еще меньше – связывают регулярный дискомфорт и ограничения в поездках с увеличением стоимости человеческих ресурсов, большой текучкой кадров и частым использованием оплаченных больничных отпусков.
Злоупотребления со стороны сотрудников
По данным международной Ассоциации сертифицированных специалистов по расследованию мошенничества, на неправомерное возмещение расходов со стороны сотрудников в 2014 г. пришлось около 14% всех случаев присвоения активов в компаниях. Сотрудники покупают и обналичивают билеты с намеренно завышенной стоимостью, вступают в сговор с нечистоплотными агентами и регулярно оплачивают несуществующие или не имеющие отношения к бизнесу услуги.
Единственным действенным способом борьбы с такими злоупотреблениями были и остаются правила авторизации, утверждения и согласования стоимости поездок. Этот процесс должен быть автоматизирован и адаптирован к вашей корпоративной культуре, при консультационной и технической поддержке вашей ТМС.
Упущенные возможности
Когда вы приходите на переговоры с авиакомпанией или отельной цепочкой, первое, чем они поинтересуются, будет ваша статистика за предыдущие полгода. Если вы сможете предоставить детальный отчет, ваша позиция в переговорах будет гораздо увереннее. Поэтому убедитесь, что ваш бизнес-тревел партнер фиксирует максимум информации по поездкам и предоставляет консолидированную детализированную отчетность.
Риски, связанные с ущербом для здоровья и потери трудоспособности сотрудников
География поездок компаний с каждым годом расширяется. Но далеко не все регионы могут похвастаться экономической и политической стабильностью, развитым медицинским обслуживанием, отсутствием преступности. Поэтому вам важно знать, где и в каких условиях могут оказаться ваши сотрудники.
Если все бронирования компании проходят через корпоративный канал, в который встроена система тревел-риск менеджмента, вы сможете в любое время отследить местонахождение сотрудника и в случае необходимости предпринять меры по эвакуации.
Расходы на командировки могут быть оправданы, а могут в буквальном смысле пожирать ресурсы компании.
Автоматизируйте систему учета и контроля командировок, интегрируйте бизнес-тревел-процессы в стратегию компании, сделайте тревел-политику понятной и доступной для соблюдения и вы сможете избежать до 30% потерь, связанных с деловыми поездками сотрудников.
Узнайте, сколько ваша компания теряет на бизнес-тревел сегодня и как можно исправить ситуацию.