Как избавить закупки бизнес-тревел услуг от коррупции?

В архиве газеты Ведомости за 2016 год есть любопытная статья Зелима Сулейманова: «Как побороть коррупцию в закупках. 11 шагов, которые помогут осложнить жизнь коррупционеру». Рекомендуем взять ее на заметку руководителям средних и крупных компаний, которые еще не управляют расходами на командировки. Ведь бизнес-тревел услуги — одна из самых сложных категорий непрямых закупок, что зачастую дорого обходится как раз из-за наличия коррупционных схем: как минимум 6 из 11 пунктов статьи в точности отражают ситуацию в бизнес-тревелом. 

Основная проблема, по мнению Сулейманова, — конфликт интересов, возникающий, когда инициатор закупки является держателем бюджета и одновременно организатором процесса выбора поставщика, заключения контракта и размещения заказов. 70% закупок в категории тревел происходит как раз по такой схеме: курирующий командировки сотрудник в лучшем случае изучает рынок, проводит мини-тендер и самостоятельно выбирает партнера. В худшем — просто приводит «своего». Выбор его, увы, не всегда продиктован интересами компании. И даже если сотрудник не намерен обманывать работодателя, а попросту хочет сохранить привычный ритм работы, компания теряет контроль и упускает возможности сэкономить. Вот почему выбор бизнес-тревел партнера и все заказы по командировкам следует регламентировать и контролировать.

Принцип «четырех глаз»

Чтобы процесс не зависел от одного человека, имеет смысл поручить функцию выбора партнера независимому подразделению, которое напрямую подчиняется генеральному директору.

Справедливости ради нужно отметить, что по данным западных исследований до 70% сотрудников тревел-департаментов крупных международных компаний уже отчитываются или входят в состав отдела закупок. Однако теперь тревел-лидеры сетуют на другую крайность — слишком потребительский подход, ориентированный исключительно на низкие цены, а не на обеспечение надлежащего качества услуг. Поэтому мы всё же рекомендуем специалистам по закупкам прислушиваться к мнению бизнес-тревел профессионалов и оценивать долгосрочные выгоды от партнерства, а не моментальную финансовую отдачу. Иначе «красивая», на первый взгляд, отчетность может обернуться убытками и недополученной прибылью.

За знаниями — к экспертам

Не каждый отдел снабжения способен покрыть все категории закупок. Поэтому аутсорсинг компетенций в области бизнес-тревел — нормальная ситуация для средней и средне-крупной компании.

В декабре 2016-го BTNGROUP опубликовала любопытное исследование о тенденциях и сложностях в управлении деловыми поездками среди американских компаний среднего бизнеса. На вопрос о том, с какими сложностями сталкиваются тревел-лидеры, на пятом месте значится «нехватка времени на управление тревел-программой». К слову, только треть опрошенных специалистов тратят всё рабочее время на операционную поддержку и управление тревел-функцией. Для остальных организация деловых поездок  и управление тревел-расходами остается дополнительной нагрузкой, которой в лучшем случае удается отвести половину рабочего дня. В России подобных исследований не проводилось, но, по нашим наблюдениям, каждая вторая компания испытывает дефицит ресурсов. Сотрудничество с ТМС позволяет передать на аутсорсинг значительную часть закупочных процедур, а именно организовать прозрачные и эффективные процессы размещения заказов, организовать бесперебойный документооборот и проводить ежеквартальный анализ затрат.

Дополнительная проверка

Запланируйте ежегодный независимый аудит тревел-функции и выбранного поставщика. Вас могут ожидать сюрпризы. Зелим приводит типичный пример из аутсорсинга IT-компетенций, когда в компании проводят конкурс на стоимость человеко-часа программистов: получают минимальную цену, выбирают партнера, заключают контракт. А по прошествии года анализ выявляет, что на создание интернет-магазина компания потратила 6 млн рублей при том, что рыночная цена работ не превышала 1 миллиона.

Похожие ситуации сплошь и рядом встречаются в бизнес-тревел. Компания заключает договор с поставщиком на условиях нулевого сервисного сбора и совершенно лишает себя возможности контролировать бюджет направления. Дальнейшая его судьба определяется только аппетитом бизнес-тревел агента. Поэтому противостоять соблазну сиюминутной выгоды и продемонстрировать вожделенный руководством «результат», поможет старая добрая пословица о том, что бесплатный сыр бывает только мышеловке. А впечатлить руководителя можно результатами анализа операционных рисков, расчетом возврата инвестиций и планом внедрения программы системной экономии и эффективности.

Комплаенс-контроль

Самый главный показатель compliance в бизнес-тревел касается тревел-политики компании. А соблюдаемая тревел-политика — это убедительные правила и инструкции, отражающие реальные потребности бизнес-путешественников. И здесь сложно переоценить значение тревел-менеджмент компании с ее возможностями в области анализа потребностей бизнес-путешественников и степенью автоматизации контроля соблюдения выбора оптимального набора услуг и минимально-возможных тарифов.

Культура прозрачности

На этом шаге Зелим приводит еще один пример, на этот раз из нашей отрасли: «Развивайте в корпоративной культуре элементы открытости и прозрачности: публикуйте итоги конкурсов на сайте компании, информируйте о критериях выбора поставщиков, поддерживайте обратную связь с контрагентами и сотрудниками. Например, опросив собственных сотрудников, вы сможете выяснить, что тревел-агентство завышает стоимость билетов и гостиниц на 20-25 %».

На рынке, действительно, встречаются агентства, завышающие стоимость услуг и практикующие скрытые сборы как точечно, так и на регулярной основе. К счастью, реальную стоимость всегда можно проверить, обратившись к конечному поставщику. Но такие перепроверки увеличивают административную нагрузку на персонал и создают дополнительные расходы на обслуживание командировок (от 15% до 25% затрат к тревел-бюджету). Поэтому вопрос прозрачности лучше решить путем использования специализированной онлайн-платформы. Мы рекомендуем консолидировать все заказы в единой информационной системе с прозрачным ценообразованием и удобной для восприятия максимально-детализированной отчетностью.

Дигитализация и автоматизация

В нашей практике сама по себе автоматизация экономит компании до 30%, не говоря уже про исключение возможности для манипуляций, так как все документы и контакты, связанные с заказами, доступны руководству, а все действия сотрудников и поставщиков фиксируются и хранятся в системе.

Главное, убедиться в том, что онлайн-платформа поставщика не просто предполагает возможность всего перечисленного (потому как за этими словами часто скрывается необходимость доработки системы, а это выливается в денежные и/или временные затраты), а уже имеет такой рабочий функционал как простой доступ к информации обо всех доступных вариантах на момент заказа, гибкие схемы утверждения и согласования поездок, контроль тревел-политики и отслеживание выбора не минимального тарифа, оповещение о нарушениях правил, автоматическое разнесение затрат, электронный архив документов и максимально детализированную отчетность.

Оригинальный текст статьи можно найти по этой ссылке

Будьте бдительны и не переставайте учиться.

Появились вопросы?