Как сэкономить миллион

Клиент – крупный поставщик ИТ-решений, оперирует по всей стране и даже за её пределами. Работники ездят не очень часто, зато не только по России, но и по Европе. Иногда и в США залетают. На командировки тратят от полумиллиона в месяц. Жаль, что рублей, а не долларов.

Ранее клиент работал с другим агентством и накопил гору негатива: функционал онлайн-системы – ограниченный, поддержка – непрофессиональная, отчёты – бессодержательные. А главное, невозможно сформировать рациональную тревел-политику и, как следствие, уменьшить затраты. 

Перед нами были поставлены задачи:

  • упростить и ускорить процесс организации командировок;
  • сделать процессы прозрачными и управляемыми;
  • сократить затраты на командировки без потери качества поездок.

Наши решения

Минимизация офлайна
Более 85% операций, связанных с бронированием (заказы, отмены, переоформления и пр.), переведены в онлайн посредством системы Starliner. Резко возросла оперативность. Существенно снизились затраты. Появилась возможность анализа и последующего совершенствования.

Автоматизация работы с данными и документами
Оборот документов, относящихся к деловым поездкам, автоматизирован. Доля «ручного труда» практически обнулилась. Улучшилась доступность архива, повысилась безопасность, снизились затраты. 

Повышение качества отчётности
Ежеквартально клиент получает отчеты по динамики расходов и транзакций, доле возвратов, глубине бронирования, обоснованности выбора неминимального тарифа и прочим аналитикам по своему выбору. Это данные, позволяющие понимать, что происходит, и принимать управленческие решения.

Модернизация тревел-политики
На основе качественной отчётности определены и реализованы меры по

  • снижению доли возвратов билетов;
  • выбору оптимальной глубины бронирования;
  • выбору минимальных тарифов;
  • заключению договоров с перевозчиками для получения корпоративных скидок;
  • отказу от невостребованных услуг.     

Результаты

  • обеспечена полная прозрачность всех процессов и затрат;
  • производительность труда тревел-координаторов выросла на 30 %;
  • несмотря на двукратное увеличение числа поездок затраты на командировки снизились на 10 %. Годовая экономия превысила 1 000 000 рублей.