Кейс: как безболезненно перевести командировки в онлайн?

Кратко

Было

Стало

Заказ всех услуг в офлайне: ожидание обработки заявки нередко растягивалось на сутки

Переход в онлайн: формирование командировки полного цикла происходит в среднем за 12 минут

Путаница в разнесении затрат по командировкам

Благодаря настройкам онлайн-системы затраты разносятся сразу по центрам затрат департаментов/участков

Отсутствие статистики по деловым поездкам

Точные данные по командировкам каждого участка отображены в онлайн-отчетах и ежеквартальных презентациях

Отсутствие инструментов оптимизации

Возможность снизить среднюю стоимость услуги на 30 %

Сложности при планировании бюджета

Планирование ежегодного бюджета и корректировка тревел-программы согласно рекомендациям аналитиков Starliner

Потери на возвратах ж/д-билетов из-за недобросовестных сотрудников

Все закрывающие документы проходят через Starliner, деньги за возвращенные в кассах билеты не выдаются на руки пассажирам

Хотите добиться таких же результатов?   

Starliner — бизнес-тревел агентство нового поколения

У нас есть всё, чтобы сделать командировки вашей компании по-настоящему эффективными: поддержка 24/7, своя онлайн-система бронирования, экспертиза (20+ лет — опыт топ-менеджмента на рынке бизнес-тревел) и искреннее желание помочь!

Детали

Наш клиент

Объединенная строительная компания, занимается полным комплексом строительно-монтажных работ контактной сети железных дорог, тяговых подстанций и устройств автоматики. Кроме того, у компании есть собственное производство оборудования, необходимого для строительства. Подразделения находятся в 10 городах России, включая Санкт-Петербург, Новосибирск, Хабаровск.

В компании работает более 2000 человек. В основном в командировки ездят две группы сотрудников: строители-вахтовики (до 90% командируемых) и руководители.

Обороты на командировки/месяц — от 5 млн. рублей.

Основные направления деловых поездок: Казахстан, Германия, внутренние направления (Чита, Хабаровск, Екатеринбург, Сочи, Красноярск, Челябинск и т. д.).

Наш клиент долгое время работал с офлайн-агентством, однако компания росла, и у нее появлялись новые потребности, которые прежний поставщик уже не мог удовлетворить:

Проблемы

#Долго

Чаще всего у строителей были обратные билеты на руках, но иногда, если вахта отменялась или же длилась дольше, приходилось заново оформлять поездку обратно. 

Прораб каждого объекта должен был отправить заявку на оформление тревел-координатору, который затем перенаправлял ее агентству по электронной почте. Ожидание ответа иной раз затягивалось даже не на часы, а на сутки: пока агентство возьмет заявку в обработку, уточнит все необходимые данные, свяжется с тревел-координатором, который, минуя разницу часовых поясов, дозвонится наконец до прораба…

И чем больше становилась компания, чем больше нанимала рабочих, тем более была очевидна неэффективность офлайн-процессов.

#Дорого

Согласно политике компании, главным критерием выбора была минимальная цена. Конечно, любое агентство гарантирует лучшие цены, тем не менее в ручном режиме найти оптимальный вариант гораздо сложнее. А клиенту сложнее его проверить. 

#Запутанно

Главной целью компании было максимальное сокращение расходов на деловые поездки. Но как это сделать без автоматизации аналитик и отчетов? 

Собирать и сводить статистику вручную? Такое решение может сработать в небольшой компании, но невозможно для десятков отделов с сотнями сотрудников и всего двумя тревел-координаторами. Нет статистики по командировкам нет оптимизации бюджета нет планирования расходов.

#Рискованно

Более 60 % затрат компании по командировкам приходилось на ж/д-билеты. Нередки ситуации, когда нужно было сдавать уже купленные билеты. Поскольку многие сотрудники работали на объекте временно, они могли сдать билеты в кассах, получить деньги и уволиться: еще одна головная боль для бухгалтерии. А если учесть, что на ж/д-билеты приходится от 2 миллионов затрат в месяц, риски становятся слишком высоки…  

Решения: оформление командировки онлайн

#Плавный переход из офлайна в онлайн: чтобы сократить время на оформление деловых поездок и увеличить прозрачность процессов, мы предложили клиенту перейти в онлайн. Мы знаем, как болезненно это может быть воспринято сотрудниками, поэтому решили действовать поэтапно:

1) провели вебинар по работе в нашей системе для тревел-координаторов: благодаря простому интерфейсу сотрудники стали работать в ней с первого дня знакомства

2) ассистировали первое оформление командировки в системе

3) приняли совместное решение о том, что необходимо дать доступы в систему прорабам: компания активно росла, число сотрудников увеличивалось, и закрепить всю работу по командировкам за тревел-координаторами было неэффективно. 

Предложение натолкнулось на ожидаемое сопротивление прорабов. «Почему я должен это делать, у меня что, своей работы нет?!» недовольно восклицали они, опасаясь, что придется потратить уйму времени, чтобы разобраться в системе. Но HR компании активно поддержал нашу инициативу, и нам удалось на практике развенчать все возражения: мы провели день бесплатного обучения для всех пользователей, показав, что работа в онлайн-системе, напротив, экономит время.

4) сохранили возможность офлайн-коммуникации: у наших менеджеров можно получить консультации по услугам абсолютно бесплатно, если билет еще не выписан. При этом связаться с ними можно любым удобным для клиента способом: по телефону, почте или в чате онлайн-системы.

#Настройка схемы согласований и утверждений: компании было важно дать полномочия своим сотрудникам и при этом правильно управлять их выбором. Поэтому мы предложили автоматизировать тревел-политики и утверждения.


Так, на ж/д-билеты, превышающие минимальный тариф или с более 36 часами в пути, была выставлена заглушка: их нельзя выписать в системе без согласования. Необходимо указать причину нарушения тревел-политики, а затем отправить тревел-координатору на утверждение. 

Билеты передаются на утверждение с выбором утверждающих лиц
Тревел-координатор либо утверждает, либо отказывает в утверждении

А в случае с покупкой авиабилетов на утверждение решено было отправлять все запросы, поскольку для компании эта услуга является нестандартной. 

#Настройка реестра и интеграция с учетной системой клиента (1С), чтобы сократить время на ручной ввод информации и избежать ошибок.

#Использование максимального количества мгновенных онлайн-отчетов: в нашей системе можно скачивать разнообразные отчеты, упрощая управление деловыми поездками. Так, с учетом потребностей нашего клиента, мы посоветовали обратить особое внимание на отчеты о неминимальном тарифе, сумме затрат по разным типам услуг, нарушении тревел-политик по типам и статусам услуг. 

Пример отчета о глубине бронирования услуг
Пример графика поездок с указанием выписанных услуг

Еще одним полезным отчетом для нашего клиента стал отчет о дублях. Несмотря на то, что система Starliner предупреждает сотрудников о дублировании услуги, иногда по невнимательности билет может быть выписан снова, что увеличивает количество возвратов. Отчет указывает на пользователей, которые чаще всего «удваивают» билеты: зная о возможности такого контроля, тревел-координаторы стали более дисциплинированно относится к утверждению заказов, что снизило долю возвратов из-за ошибок сотрудников.

#Разработка комплексной программы оптимизации бюджета на основе статистики компании 

В течение первых трех месяцев работы мы собирали данные по поездкам компании. Проанализировав их, мы предложили клиенту следующие шаги по оптимизации тревел-программы:

−2-5 %: подключение трехсторонних договоров с авиакомпаниями

−9,5 %: работа с нарушителями тревел-политики. Правильный алгоритм работы с нарушителями позволяет не только снизить стоимость услуги, но и уменьшить количество заказов, уходящих на утверждение.

−10 %: увеличение глубины бронирования. Ежеквартальные отчеты указывали на сотрудников, привыкших покупать билеты менее чем за 3 дня до поездки. HR проводил беседу с такими сотрудниками, выясняя причины позднего бронирования и показывая на примере более дисциплинированных коллег, как этого можно избежать. Благодаря такой работе сейчас доля билетов, которые покупаются за 3 дня и менее, составляет всего 10 % (для сравнения: 34 % корпоративных клиентов Starliner покупают билеты за 3 и менее дней до поездки). 

до −20 % на авиа: мы гарантируем лучшие предложения на рынке, поскольку в онлайн-системе представлены тарифы из всех доступных на рынке систем бронирования (Sabre, Galileo, Amadeus, Sirena, Gabriel), а также web-, субсидированные, конфиденциальные и корпоративные тарифы.

до −50 % за счет специальных предложений поставщиков: наши клиенты всегда первыми узнают об актуальных акциях и скидках из наших рассылок.

Результаты:

в 3 раза сократились временные затраты на оформление деловой поездки

На сегодняшний день в онлайне осуществляется 97% всех транзакций по командировкам. Это стало возможным благодаря тому, что первичная работа по заказу услуг была распределена между прорабами.

за 5 лет количество сотрудников выросло в 10 раз, при этом количество тревел-координаторов осталось прежним

Автоматизация процессов сохранила должность тревел-координатора, но не увеличила количество этих специалистов в компании. Сейчас за командировки отвечает 2 сотрудника: один работает непосредственно с заявками, второй анализирует отчеты, планирует бюджет и т. д. 

−30 % от средней стоимости тревел-услуг

Компания ежегодно растет, командировок становится больше, но эффективные инструменты оптимизации сдерживают объем затрат на бизнес-тревел. При этом вознаграждение агентства не просто окупается, а значительно меньше достигнутой экономии:

100 % прозрачность тревел-процессов

За счет аналитик и онлайн-отчетов системы, а также детализированных отчетов, составленных специалистами Starliner по индивидуальному запросу, удалось отладить процесс оформления командировок и деликатно влиять на выбор сотрудников.

Кроме того, компания получила помощь в принятии решений и возможность прогнозировать бюджет: поскольку в системе Starliner отображается стоимость поездки, можно проанализировать, что выгоднее командировка или найм строителей по месту пребывания. 

За время нашего сотрудничества компания выросла в несколько раз, и вместе с этим выросло количество интересных и амбициозных задач. Мы не останавливаемся на достигнутом и уверены: впереди у нас еще множество впечатляющих результатов!

Получите бесплатную консультацию от специалистов Starliner