Нужно ли управлять расходами на командировки?

Менее 25% российских компаний управляют командировочными расходами

Экономическая эффективность организации во многом зависит от способности руководства управлять расходами. Командировки — по данным GBTA (Global Business Travel Association) — занимают в них не последние позиции. Почему же поездками сотрудников управляют лишь четверть российских компаний с тревел-бюджетом от 20 миллионов рублей в год и значительно меньше компаний с меньшими бюджетами.

Как бы банально ни звучало, дело в нашей ментальности: с одной стороны, планирование дается нам с трудом и потому мы нередко от него отказываемся, с другой — над нами довлеет фаталистическое ощущение, что мы не в силах повлиять на стоимость услуг. Что неверно: например, цена тех же авиабилетов в среднем изменяется 92 раза с момента публикации тарифов и до момента самого полета.


Да, мы едва ли можем влиять на ценообразование, однако выбрать лучший вариант из предложенных — можем вполне. Поэтому передовые компании активно используют инструменты корпоративного тревел-менеджмента для сокращения расходов и повышения эффективности бизнеса компании в целом.

Несмотря на очевидные преимущества, управление тревел-функцией организации — задача отнюдь не тривиальная: слишком много стейкхолдеров со своими проблемами, задачами и заблуждениями, и слишком мало информации, в том числе успешных кейсов компаний, работающих в различных отраслях. 

 

Усиливает проблему повсеместная диджитализация, стирающая границы между частной и корпоративной поездкой. Сотрудники предпочитают бронировать услуги самостоятельно, и у работодателя не остается возможности удостовериться в оптимальности их выбора и исключить злоупотребления в отношении поездок.  

Компании переплачивают до 50%

Организации, которые смирились с тем, что расходы на поездки не поддаются контролю, закладывают в бюджет приблизительные суммы, основываясь на издержках предыдущих периодов. И, по оценкам экспертов, такие компании переплачивают от 20% до 50%.

Несмотря на неограниченный доступ к рыночным предложениям поставщиков, бизнес-путешественники не знают всех нюансов ценообразования тревел-услуг: делая выбор, они ориентируются на собственные представления об оптимальной стоимости, сформированные маркетинговыми манипуляциями. Более того, сам поиск и оформление услуг занимает значительную часть рабочего времени командируемых сотрудников. Всё это не только лишает компанию возможности сэкономить, но и подвергает ее репутационным и финансовым рискам.

Интересно, что одним из аргументов сотрудников, желающих уйти от контроля, является как раз экономия. Ведь самостоятельные бронирования не обременены сервисным сбором, а значит, обходятся дешевле. Но это только верхушка айсберга. Скрытым же остается тот факт, что дополнительные, и часто используемые именно бизнес-путешественниками услуги оповещений, обмена и возврата авиабилетов в этом случае обходятся компании неоправданно дорого, не говоря уже о прямых потерях, связанных с неиспользованием уже оплаченных услуг, и другими ошибками, совершенными в силу отсутствия профессиональной помощи.

Возврат инвестиций в сотрудничество с ТМС — до 900%

Цена бесконтрольных бронирований оказывается гораздо дороже. Вознаграждение тревел-менеджмент компании в среднем составляет не более 3% от общего тревел-бюджета компании, за эти деньги грамотный партнер способен сократить затраты на поездки до 30%. А значит возврат инвестиций в такое сотрудничество при уровне затрат на поездки в 20 миллионов в год составит порядка 900%.

Самый большой потенциал экономии кроется в прямых расходах на транспорт, размещение и сопутствующие услуги. А это — 90% тревел-бюджета. Не упускайте возможности сэкономить для компании несколько миллионов. 

Наши эксперты с удовольствием проконсультируют вас и помогут запустить самосовершенствующийся механизм оптимизации тревел-расходов, включающий такие «побочные эффекты», как повышение лояльности сотрудников, сокращение текучести кадров и формирование у сотрудников привычки тратить корпоративные средства как свои.

Starliner — бизнес-тревел агентство нового поколения

У нас есть всё, чтобы сделать командировки вашей компании по-настоящему эффективными: поддержка 24/7, своя онлайн-система бронирования, экспертиза (20+ лет — опыт топ-менеджмента на рынке бизнес-тревел) и искреннее желание помочь!

Хотите узнать больше: