Рисковать — себе дороже: об экономии и гостиничных тарифах

Вы замечали, что иногда прямые предложения гостиниц, размещенные на их сайтах, стоят значительно дешевле аналогичных предложений бизнес-тревел агентства? Недавно мы столкнулись с разницей в 6 640 рублей! Сумма заставляет задуматься, правда?

Попробуем разобраться, почему цены варьируются в зависимости от канала бронирования, какие плюсы и минусы имеет каждый из вариантов и как сделать правильный выбор, а главное — объяснить его командируемому сотруднику и руководству?

Разная стоимость — разные тарифы

Отель — коммерческая организация. Как и любой другой бизнес, он стремится уменьшить риски и увеличить прибыль. Поэтому маркетологи и ревенью-менеджеры* индустрии гостеприимства регулярно исследуют предпочтения своей аудитории, работают над персонализацией предложений и дифференцируют каналы поступления оплаты.  

Посмотрим на нашу ситуацию глазами отеля:

Вот бизнес-путешественник: помимо комфортных условий ему нужно обеспечить гарантированное заселение и полный пакет документов. Поэтому для такого гостя отель предусмотрел тариф с условиями предоплаты или финансовой гарантии агента и заложил в его стоимость риски на случай, например, если за сутки до заезда у бизнес-путешественника изменятся планы и отель не сможет продать этот номер по рыночной стоимости.

А вот требовательный к сервису, но прижимистый частный турист — для него у того же отеля есть специальный тариф, который предполагает значительную скидку, но не гарантирует заселение. Поэтому и оплату ему предлагается произвести при заселении. Помимо прочего, такая привлекательная цена позволит продать номер в минимальные сроки, и не один раз.

В случае овербукинга* отель ничего не потеряет, а если всё для туриста сложится удачно, отель в минимальные сроки получит оплату, минуя третьих лиц и связанных с этим рисков и дополнительных расходов.  

Отели формируют тарифную сетку исходя из знаний о клиентах и их потребностей. Если на один и тот же номер в разных каналах продаж вы видите разную цену, обязательно изучите состав тарифа. В нашем случае разница в 6 640 рублей обусловлена лишь способом оплаты, которая в свою очередь влияет на наличие или отсутствие гарантии заселения.

Гарантированный тариф vs спецтариф с оплатой наличными

Итак, мы стоим перед выбором: скидочный тариф (BAR*) с оплатой при заселении или предоплаченный и гарантированный агентством, но более дорогой тариф?

Чтобы принять правильное решение, предлагаю провести небольшой сравнительный анализ:

Мы выяснили, что фактическая переплата составляет 2 723 рубля, а не 6 640 рублей, как нам показалось вначале. А теперь давайте попробуем понять, стоит ли эта экономия рисков, которые она за собой влечет. И насколько предлагаемая отелем схема удобна для учета и проведения командировки по бухгалтерии.

Риск №1, или ночной кошмар тревел-координатора — незаселение

Сотрудник приезжает в отель, а ему говорят: «Приносим свои глубочайшие извинения, но номера вашей категории уже заняты». Командируемый вынужден согласиться на то, что ему не совсем подходит, но есть в наличии, и вполне возможно — уже не в этом отеле.

Риск №2, или ночной кошмар бухгалтера — утеря счета и кассового чека об оплате гостиницы

Поскольку сотрудник сам оплачивает услуги гостиницы, есть риск, что он потеряет чеки: по статистике, каждый пятый командируемый теряет посадочные талоны и отчетные документы. И в этом случае компания не просто не может учесть расходы на деловую поездку в целях уменьшения налога на прибыль, но и должна будет уплатить НДФЛ в размере 13% с выданной работнику суммы на гостиницу.

Риск №3, или ночной кошмар командируемого сотрудника — отчет о расходах

А вот и зеркальная ситуация: работник забыл или потерял подтверждающие документы что делать? Во-первых, приготовиться к недовольству бухгалтерии, во-вторых, — к тому, что, возможно, расходы на проживание не будут приняты. Спасет ли положение запрос дубликатов документов? Только в том случае, если это в принципе возможно. Так или иначе, стоит учитывать, что иногда дубликаты требуют оплаты, и это бремя ляжет на самого сотрудника.

Как сделать правильный выбор и объяснить его руководству?

Для начала попробуйте оценить риск незаселения сотрудника в отель. Во сколько он приезжает в место командирования? Когда ему нужно быть на встрече? Чем чревато его опоздание? Или тот факт, что он будет не в форме?

Если встреча рядовая, цена вопроса минимальна, а работник демонстрирует высокий уровень дисциплины в отношении отчетности, возможно, имеет смысл сыграть в лотерею с негарантированным заселением.

Но если на кону миллионный контракт, а сотрудник — эффективный менеджер, которому не до бюрократической волокиты, цена страховки в 2 700 рублей будет более чем оправдана.

Мы со своей стороны можем фиксировать каждый подобный случай разницы в стоимости и оценить общий потенциал экономии и рисков в масштабе всех поездок компании, а также выработать рекомендуемые сценарии и процессы для разных типов поездок.   

Будьте успешны и не переставайте учиться!

Мила Лисичкина, маркетолог Starliner

Словарик

Ревенью-менеджер — сотрудник, который формирует ценовую политику отеля на основе прогнозирования спроса.

Овербукинг — ситуация, когда отель «продает» больше номеров, чем есть в наличии.

Тариф BAR — Best Available Rate — специальная цена с максимальной скидкой, действует на момент бронирования. Может быть гарантированным и не гарантированным.