При планировании бизнес-тура важнейшими всегда являются два вопроса: «как добираться?» и «где жить?» При планировании краткой поездки львиная доля внимания уделяется первому вопросу. Если же командировка занимает более трёх дней, акцент смещается в пользу второго. И чем бизнес-тур длительнее, тем этот вопрос важнее.
Можно снять номер в гостинице или арендовать квартиру. Оба варианта имеют как достоинства, так и недостатки.
Гостиницы предсказуемы по части комфорта и качества сервиса. Помимо проживания, большинство из них предоставляют бизнес-услуги: аренду офисов, комнат для переговоров, различного оборудования и т.д. И, что весьма существенно для бизнес-поездок, они обеспечивают пакет закрывающих документов, необходимых для возмещения НДС и подтверждения затрат.
Вместе с тем гостиницы вынуждают постояльцев менять привычный образ жизни, иногда значительно. А это отражается на работоспособности командированных и снижает эффективность деловых поездок. Кроме того, гостиницы приемлемого качества дороги. При краткосрочных поездках малого числа персон это не очень существенно, но если группа велика и едет надолго, стоимость проживания может оказаться недопустимо большой.
С развитием интернет-сервисов – Airbnb и его разнообразных клонов – аренда квартир стала делом гораздо более предсказуемым и, соответственно, менее рискованным. Изучение описаний, фотографий и отзывов позволяет путешественникам получать вполне адекватное представление о том, что их ожидает. Как следствие, число компаний, использующих для размещения командированных квартиры, постоянно растёт.
Правильно выбранная квартира обеспечивает комфорт, сопоставимый с тем, что предоставляет гостиница, и при этом не требует существенной корректировки привычного образа жизни. Проживание в квартирах обычно дешевле, чем в гостиницах, но при оформлении документов, подтверждающих затраты, часто возникают сложности. К тому же квартиры лишены даже намёка на офисную инфраструктуру.
Сопоставляя гостиницы и сдаваемые в аренду квартиры, нельзя не заметить, что они равно далеки от идеала. Однако в последние годы всё явственнее обозначается третий путь, который не только совмещает преимущества тех и других, но и обнуляет недостатки. Это апарт-отели – гостиницы, предлагающие вместо обычных номеров настоящие квартиры, полностью оборудованные для жизни, в сочетании с набором услуг, характерных для традиционных гостиниц.
Основные достоинства апарт-отелей, обеспечивающие им повышенную привлекательность:
1. Хорошее техническое оснащение номеров: помимо телевизора и фена, в номере всегда имеется стиральная машина, плита, микроволновая печь, набор кухонных принадлежностей, посуда и всё прочее, что необходимо для комфортной жизни, особенно при длительных командировках.
2. Высокое качество отделки апартаментов, а также неизменно хорошее состояние мебели, посуды и электроприборов.
3. Регулярная уборка помещений, включающая смену белья, полотенец и туалетных принадлежностей.
4. Характерная для отелей инфраструктура: магазины, бары, рестораны, химчистка, фитнес-центры и парковки, а также офисы, переговорные комнаты и конференц-залы.
5. Наличие охраны.
6. Умеренная стоимость: ниже, чем в обычных отелях – на десятки процентов при длительном проживании.
7. Полный комплект закрывающих документов, позволяющих возместить НДС и подтвердить все расходы, связанные с проживанием.
Апарт-отель обеспечивает комфорт традиционного отеля, в то же время позволяя человеку жить так, как он привык. Стиральная машина избавляет от львиной доли забот, связанных с чистотой одежды. А собственная кухня позволяет снизить затраты на питание, да к тому же совершенно не зависеть от меню и времени работы кафе и ресторанов.
Проживание в апарт-отелях дешевле, чем в стандартных. При длительности проживания в несколько дней разница мало заметна, но при аренде апартаментов на месяц и более цена падает почти вдвое. Корпоративным клиентам предлагаются специальные условия, среди которых возможность арендовать один или несколько апартаментов на длительный срок для использования различными сотрудниками в период командировок. Если же деятельность компании требует постоянных командировок в течение многих лет, для неё может оказаться выгоднее не арендовать апартаменты, а просто выкупить их в собственность, благо такая возможность имеется.
Таким образом, при необходимости частых и/или длительных командировок, особенно в случае больших групп командированных, апарт-отель – это оптимальный выбор. Он не только позволяет работникам сохранять работоспособность на неизменно высоком уровне, но и обеспечивает существенную экономию компании, посылающей их в командировки.
Мы расширяем взаимодействие с апарт-отелями и готовы предложить своим клиентам самые разнообразные варианты размещения, помочь определиться с выбором и быстро оформить все необходимые документы.
КЕЙС
Группа из 5 работников приезжает в Санкт-Петербург на 3 недели (21 день). Длительность проживания – 20 ночей.
Для проведения встреч и совещаний им необходима переговорная комната 3 раза в неделю (всего 9 раз) по 5 часов.
Отели
1. Стоимость размещения в 4-звёздочных отелях в центре города варьируется в интервале от 3750 до 4800 руб. за ночь в одноместном номере. Проживание одного человека обойдётся в сумму от 75 000 до 96 000 руб.
Проживание пятерых, соответственно, от 375 000 до 480 000 руб.
2. Аренда переговорной комнаты составляет от 600 до 3500 руб./час.
Суммарные затраты – от 27 000 до 157 500 руб.
Общие затраты составят от 402 000 до 637 500 руб.
Квартиры
1. Выбран вариант размещения в двух 3-х комнатных квартирах. Стоимость аренды одной квартиры составляет от 92100 руб. за 20 дней до 7000 руб./сут.
Аренда двух квартир будет стоить от 184 200 до 280 000 руб.
2. В квартирах переговорных комнат нет, поэтому придётся арендовать их в коворкингах. Аренда составляет от 2000 руб. за 5 часов до 1200 руб./час.
Суммарные затраты – от 18 000 до 54 000 руб.
Общие затраты составят от 202 200 до 334 000 руб.
Апарт-отель YES на ул.Марата
1. Размещение стоит от 2618 (студия) до 2820 (стандартный номер) рублей в сутки. Проживание пятерых составит от 261 800 до 282 000 рублей.
2. Аренда переговорной комнаты 6000 руб. в неделю.
Суммарные затраты – 18 000 рублей.
Общие затраты составят от 279 800 до 300 000 рублей.
Дополнительные сведения
Представленные данные показывают, что аренда квартиры может оказаться дешевле, чем проживание в апарт-отеле. Однако следует учитывать следующие обстоятельства:
1) аренда квартиры не предусматривает услуг, являющихся нормой для апарт-отеля и предоставляемых без дополнительной оплаты (уборка, охрана и пр.);
2) в квартирах отсутствуют помещения для проведения собраний и переговоров. Эти помещения приходится арендовать в коворкингах, расположенных вдали от места проживания, что очень неудобно. Кроме того, коворкинги имеют низкий статус, и приглашать туда на переговоры можно далеко не каждого;
3) часто оплата квартир и помещений в коворкингах принимается только за наличные и без предоставления закрывающих документов.
Таким образом, некоторый выигрыш в затратах, получаемый при аренде квартиры, полностью нивелируется комплексом связанных с нею проблем и неудобств.