Весенний детокс для вашей тревел-программы

Весна — идеальное время для преображения, поэтому подавляющее большинство девушек нашей планеты сегодня поглядывают в сторону в обилии представленных предложений попробовать очередное детокс-меню или выполнить детокс-воркаут.

Не в силах сопротивляться этой полезной тенденции, за бокалом очередного смузи, предлагаем вам несколько проверенных способов для очищения корпоративной тревел-программы.)

 

Зачем тревел-программе детокс?

Хотим мы того или нет, но по мере роста компании в бизнес-тревел процессах появляется много лишнего: дублирующие функции персонала, дополнительные действия и документы, время обработки заказов, скрытые расходы. Все это увеличивает нагрузку на персонал, деморализует сотрудников, увеличивает затраты и, в конечном итоге, тормозит развитие бизнеса.

Эти 4 простых правила помогут вам запустить естественные функции по очищению вашей тревел-программы и получить нескончаемый поток бонусов, среди которых — признание топ-менеджмента и дополнительные ресурсы для реализации своих проектов!

 

#1 Тщательно изучите статистику расходов и поведение сотрудников в отношении бронирований

Ясное понимание текущей ситуации — важная составляющая процесса преображения. Статистика помогает локализовать проблемы и увидеть возможные пути их решения. Для этого не обязательно с головой зарываться в excel таблицы. Достаточно попросить вашего бизнес-тревел партнера визуализировать ключевые показатели тревел-программы:

— общие расходы на командировки (включая билеты, размещение, трансферы, визы, страховки, оформление документов, сервисное обслуживание)
— расходы по целям поездок
— среднюю стоимость билетов и размещения по основным направлениям
— глубину бронирования (за какое время сотрудники начинают организацию командировки)
— предпочитаемые классы бронирования
— соотношение онлайн и оффлайн заказов
— уровень соблюдения тревел-политики компании и/или выбора минимального тарифа
— сроки обработки заявки
— уровень удовлетворенности сотрудников условиями поездок

#2 Избавьтесь от вредных привычек и добавьте полезные ингредиенты

Итак, вы определили возможные области для улучшения, теперь пора разработать план и заняться очищением. Здесь действует принцип «понимание причины — половина решения».

Например, из отчета следует, что у вас затягивается процесс имплементации OBT. Устройте небольшой мозговой штурм и зафиксируйте все возможные причины: неудобный интерфейс, отсутствие важного для ваших сотрудников тревел-контента, недостаток информированности, отсутствие содействия со стороны вашего поставщика и т.п.

Если явных проблем с интерфейсом, функционалом и наполнением нет, заведите привычку рассказывать сотрудникам о преимуществах новой корпоративной системы бронирования, желательно устами тех, кто уже с успехом ей пользуется.

Используйте для этого ресурсы вашей ТМС. У поставщика, заинтересованного в вашем успехе, обязательно, найдутся время и возможности для вовлечения и мотивации ваших сотрудников.

#3 Сведите к минимуму факторы, способствующие появлению неэффективных расходов

Автоматизируйте все, что безболезненно поддается автоматизации: разнесение затрат по аналитикам управленческого учета, формирование командировочных документов, схемы авторизации и согласования стоимости поездок, контроль соблюдения тревел-политики и выбора неминимального тарифа, формирование и визуализацию отчетности.

Не зацикливайтесь на экономии и процессах. Пересмотрите свои KPI и добавьте в них стратегические показатели: замеряйте уровень тревел-рисков, текучку кадров в категории часто-командируемых сотрудников, время закрытия вакантных позиций, предполагающих частые командировки, вовлеченность в тревел-программу и удовлетворенность часто-командируемых сотрудников условиям работы в поездке.

#4 Больше взаимодействуйте с бизнес-тревел партнером

В идеале аккаунт-менеджер ТМС должен стать вашей правой рукой в деле управления расходами на командировки.

Держите «аккаунта» в курсе внутренних организационных изменений и требуйте от него своевременной экспертной оценки того как это может повлиять на тревел-процессы и связанные с ними расходы.

Постарайтесь сделать ваше взаимодействие регулярным. Согласуйте порядок и  формат отчетности и выделите не менее 2-5 часов в квартал для обстоятельного обсуждения стратегических аспектов вашей тревел-программы.  

 

 

Источник фотографии: 365detox.ru/pro

Хотите больше полезных советов?