6 способов сэкономить на командировках

Ожидается, что к 2020 году траты на бизнес-поездки, входящие в топ-5 расходов компании, в мире достигнут 1,1 трлн евро. То, что оптимизация колоссальных затрат на командировки поможет увеличить прибыльность, едва ли является откровением для руководителя. Но как этой оптимизации достичь?

Экономия командировочного бюджета требует усилий не только от руководства, но и от каждого сотрудника: и от финансового менеджера, который хочет сократить ежегодные расходы, и от тревел-координатора, который увяз в деталях, стремясь исполнить капризы коллег, и от утомленного путешественника, которому иногда нужно позволить тратить чуть больше. Иными словами, о важной миссии расходовать разумно должна помнить вся команда.

Хотите экономить на командировках?

Starliner — бизнес-тревел агентство нового поколения

У нас есть всё, чтобы сделать командировки вашей компании по-настоящему эффективными: поддержка 24/7, своя онлайн-система бронирования, экспертиза (20+ лет — опыт топ-менеджмента на рынке бизнес-тревел) и искреннее желание помочь!

Увлечь сотрудников этой общей целью поможет список понятных и действенных решений:

#1 Поощряйте гибкость

Командировка — это не прихоть, а потребность: когда работник летит в другой город, это значит, что видеоконференцией не обойтись.

Независимо от того, встречается ли сотрудник с клиентом или проводит собеседования в новый филиал компании, он, как правило, обладает гибкостью в выборе даты мероприятия. И тревел-менеджер, оформляя командировку, должен знать, есть ли у этого работника пространство для маневра. Как показывает практика, оно есть почти всегда.

Найти этот маневр — значит возможность сэкономить до 50% на авиабилетах и гостиницах. Поэтому создавайте все условия, чтобы ваши бизнес-путешественники были гибкими:

В стандартной форме для заказа билетов попросите сотрудников указать 3 даты отправления и прибытия в порядке предпочтения.
Если сотрудники делают запрос по электронной почте, тревел-координатор может уточнить дополнительную информацию о возможных датах поездки и попросить, чтобы в следующий раз эта информация указывалась в письме заранее. Или обозначьте такое пожелание в соглашении о качестве сервиса ТМС.
Дайте понять, что такая гибкость является нормой, но не отменяет необходимости придерживаться «жестких» сроков тогда, когда это требуется.
Предоставьте командируемым сотрудникам возможность самостоятельно оформлять поездки через корпоративный инструмент бронирования. Это не только сделает затраты прозрачными и обоснованными, но и позволит оптимизировать расписание — и, как следствие, сэкономить. При этом у сотрудника появится полная самостоятельность: бесконечная переписка по электронной почте больше никого не радует.

#2 Дешевле — иногда значит лучше: получите доступ ко всем предложениям авиакомпаний

Один из самых выигрышных способов как можно быстрее приступить к сокращению транспортных расходов — получить доступ к лучшим предложениям авиаперевозчиков. Контрактных поставщиков бизнес-тревел агентств и трехсторонних договоров с авиакомпаниями недостаточно для эффективного управления расходами. Заблаговременное бронирование, доступ к горящим предложениям, лоукостеры вроде «Победы» и Germanwings: у частного клиента в рукаве припрятано немало козырей, помогающих снизить стоимость поездки. Компании, тем временем, продолжают работать по старинке, теряя возможность сэкономить.

#3 Предложите сотрудникам тревел-политику, которую легко соблюдать

Заблаговременное планирование — верный способ тратить меньше на деловые поездки. Но, учитывая, что многие командировки оформляются в сжатые сроки, это не всегда возможно. Бывает ли, что вашим сотрудникам приходится оформлять поездку самостоятельно? Часто ли в этих ситуациях отказ от тревел-агента обусловлен соображениями личного комфорта?

Многие (47 %, если быть точным) считают, что управление поездками никак не влияет на прибыльность организации, что приводит к пренебрежению тревел-политикой. Плюс нередко положения о командировке не читаются вовсе. Их сложно найти — и не просто читать: зачастую они весьма громоздки.

Поэтому положение о командировке должно быть простым, читаемым и практичным. Как это сделать, мы написали в этом подробном руководстве.

Пусть сотрудники резервируют поездки самостоятельно, но в рамках установленных ограничений. Для этого необходима технология, которой под силу автоматизировать тревел-политику, в том числе через утверждение тех заказов, что выходят за пределы разрешенного. С помощью Starliner компании могут устанавливать бюджетные лимиты и рекомендации для разных групп сотрудников, позволяя им самостоятельно заказывать рейсы в пределах бюджета. Если услуги требуют согласования с руководителем или бухгалтерией, им автоматически отправляется письмо с просьбой утвердить или отклонить возможность заказа на обозначенных условиях. Когда тревел-политика «зашита» в онлайн-систему бронирования, она реально работает, а не просто существует где-то в недрах корпоративного сайта.

#4 Конкретизируйте форму и содержание отчетов о расходах

Отчет о расходах расскажет вам о том, сколько денег было потрачено на поездки. Но достаточно ли в таких отчетах конкретики? За что конкретно мы заплатили? Сколько мы потеряли на обменах и возвратах? Почему расходы выросли относительно предыдущих периодов? Отсутствие четкости и детализации неизбежно ведет к отсутствию контроля над расходами.

Расходы на поездку могут составлять на 70% выше, чем установлено тревел-политикой компании. Забронировав отель в рамках лимита, сотрудник может на месте заказать дополнительные услуги или повысить категорию номера. Компания за это заплатит, а вот нарушения никто не заметит. А если бы в компании были прописаны четкие требования к учету дополнительных услуг, вы бы узнали о соблюдении тревел-политики много интересного. А может быть, и не узнали: конкретные правила и детализированные отчеты помогают путешественнику соблюдать бюджет и сократить количество допрасходов.

#5 Определите тенденции тревел-расходов

Знание — сила. Подобно тому, как потребитель, желающий сэкономить на домашнем бюджете, должен знать, какие категории расходов бьют по карману больше всего, бизнесу необходимо знать, какие аспекты деловых поездок съедают больше всего денег. Вот несколько вопросов, которые помогут это определить:

Получить ответы на эти вопросы вовсе несложно. Используйте онлайн-инструменты управления командировками, позволяющие формировать детализированные отчеты. Полученные данные помогут определить динамику расходов и со временем оптимизировать затраты. Вы сможете определить, какие направления и типы поездок не требуют больших бюджетов, а где имеет смысл потратить на порядок больше.

#6 Будьте открыты

Сокращая расходы на поездки, не забывайте объяснить сотрудникам, почему это важно. Когда работники знают причину экономии, они склонны вкладывать больше усилий в это общее дело.

Например, компании с удаленными сотрудниками, практикующей ежегодные выездные совещания, однажды придется объяснить своей команде, почему необходимо сократить расходы на поездки. Ведь если выбирать между экономией и отказом от командировок, очевидно, что первый вариант более приемлем. И в каждой компании будет свое «почему», требующее честного объяснения.

Однако если команду не мотивирует прозрачность как таковая, есть беспроигрышный стимул — бонусы. Приглашение на бизнес-завтраки, участие в профессиональных конференциях, мильные карты — существует бесчисленное количество вариантов, позволяющих заботиться о бюджете в творческом ключе.

Конечно, расходы на бизнес-поездки — безумно сложная система, смесь строгой, продуманной политики и решений, принятых в последний момент. Отличный способ упорядочить ее — управлять расходами с помощью Starliner.

Хотите экономить на командировках?