Как разработать тревел-политику

Тревел-политика универсальный инструмент, который одновременно помогает контролировать расходы, вести учет и удерживать удовлетворенность сотрудников на высоком уровне.

Звучит многообещающе, однако на деле написать эффективную тревел-политику гораздо сложнее, чем перечислить ее достоинства. В итоге нередко компания отказывается от четкого свода командировочных правил, получая взамен увеличение расходов и раздражение работников, которым безумно тяжело распоряжаться корпоративными средствами без понимания, что можно, а что нельзя.

Зная, как сложно начать работу над тревел-политикой, мы в Starliner разработали это руководство: оно поможет вам не потеряться в обилии задач, правильно выстроить структуру документа и безболезненно интегрировать его в жизнь компании.

Тревел-политика: образец

Прежде чем начать

Сфокусируйтесь на целях

Снизить затраты на командировку, обеспечить максимальный комфорт в деловой поездке или же предоставить подробную инструкцию, как следует делать выбор при организации бизнес-путешествия? Конечно, грамотно составленная тревел-политика работает на все перечисленные цели, тем не менее, необходимо выделить приоритетное направление, поскольку от этого зависит тип политики.

Хотите экономить на командировках?

Выявите потребности всех сотрудников, связанных с тревел-функцией компании

Создание тревел-политики всегда коллективная работа, ведь с тревел-функцией компании повседневно сталкивается и финансовый отдел, и HR, и, естественно, сами командируемые, поэтому необходимо узнать мнение каждого «участника»:

— Вместе с финансовыми специалистами обсудите особенности документооборота организации и финансовую стратегию компании, чтобы выстроить систему денежных лимитов.

Старший операционист поможет согласовать тревел-политику с бизнес-процессами компании.

— HR взаимодействует с командируемыми напрямую: кто, как не он, знает, что необходимо бизнес-путешественнику?

— Впрочем, сами бизнес-путешественники знают об этом не меньше, поэтому включать их в общее обсуждение просто необходимо, чтобы уже на этапе разработки правил выявить болевые точки деловой поездки.

Не следуйте шаблонам

Как бы ни была хороша тревел-политика другой компании, она не может подойти вам на все 100%. Так, если у вас одобряются гибкость и личная ответственность, очевидно, что «запрещающую» политику с жесткими лимитами сотрудники встретят саботажем, пусть и в другой организации она справляется со своими задачами на отлично.

Поэтому, чтобы правила командировок исполнялись, они должны стать гармоничным продолжением вашей организации, отражая корпоративные ценности и соответствуя общей атмосфере коллектива.

Будьте гибкими

Конечно, приятно думать, что, разработав тревел-политику однажды, можно забыть о ней навсегда. Однако экономика не стабильна, бизнес, пытаясь подстроиться под эту нестабильность, вынужден постоянно меняться, а потому и правила для командировок не могут оставаться незыблемыми: время от времени необходимо к ним возвращаться, чтобы они были созвучны рынку и тому, что происходит сегодня в вашей компании.

Приступаем к работе

Определите структуру тревел-политики. Например, она может быть такой:

а) цель тревел-политики в контексте корпоративной культуры компании

б) сфера применения: для кого предназначена

в) ответственный за внедрение и исполнение тревел-политики

г) собственно, политика и процедуры

д) допустимы ли исключения из правил и, если да, какова альтернатива

Приступая к написанию, помните о двух правилах:

Не скупитесь на подробности: тревел-политика должна быть всеобъемлющей. Она должна устранять сомнения, а не вызывать их, поэтому постарайтесь прописать все аспекты деловой поездки, начиная от правил бронирования авиабилетов и заканчивая дополнительными расходами.

Не усложняйте: чем проще вы напишите, тем легче разобраться и запомнить.

Цель тревел-политики

«Тревел-политика должна соотноситься с ключевыми ценностями нашей корпоративной культуры»: эта фраза лишена конкретики, а значит, в документе ей не место. Лучше объясните, какие именно ценности нашли отражение в тревел-политике и почему. Иными словами, избегайте воды и бессодержательной высокопарности: для этого пункта достаточно пары абзацев.

Сфера применения

Кто является «целевой аудиторией» вашей тревел-политики совет директоров, отдельная группа сотрудников (например, менеджеры по продажам) или же все работники компании? Если у вас большая организация и в ней приняты градации в зависимости от статуса, приготовьтесь к тому, что необходимо создать правила для каждого сегмента бизнес-путешественников.

Назначьте ответственных

Определите, кто будет заниматься внедрением тревел-политики и затем следить, чтобы она исполнялась.

Политика и процедуры

Что включать:

— принципы оформления виз, паспортов и приглашений;

— принципы бронирования авиа-, ж/д-билетов, номеров в отелях, а также проката автомобилей;

— принципы использования других видов транспорта (например, такси);

— правила проживания в отеле, включая питание, развлечения, Wi-Fi, телефонные разговоры;

— безопасность, связанная с поездками (в том числе при работе с профессиональными инструментами);

— правила, связанные с подарками, которые могут быть получены в ходе поездки;

— процесс утверждения, которому должны следовать сотрудники и руководители;

— система возмещения любых расходов, понесенных во время командировки;

— возможные санкции в случае нарушения тревел-политики.

Можно ли спрогнозировать бюджет на командировочные расходы?

Разные сотрудники путешествуют по-разному, ездят в разные места и с разной частотой. Тем не менее, проанализировав их поведенческие особенности и командировочные расходы за предыдущий период, вы без труда сможете рассчитать среднюю стоимость полета за милю, среднюю стоимость за ночь в отеле, средний чек за еду и расходы на наземный транспорт и на основе этих данных определить годовой бюджет на командировки.

Какова политика компании в отношении командировочных расходов?

Этот пункт определяется тем, насколько «подвижны» лимиты на траты в командировке.

Поездки

Сообщите сотрудникам, что расходы на транспорт будут возвращены только в том случае, если они касаются бизнеса. Внерабочие поездки или же поездки, связанные с отдыхом, сотрудник должен оплачивать из своего кармана.

Жилье

Вы можете установить средние цены на номера в каждом отеле и передать сотруднику право выбора. Пропишите, какой номер приемлем с точки зрения комфортности, безопасности и соответствия денежным лимитам, и укажите, будет ли компания покрывать расходы на мини-бар, Wi-Fi и т. д.

* Помните о том, что возможность выбора всегда благотворно влияет на сотрудников, поэтому вы можете позволить бизнес-путешественникам самостоятельно выбирать авиакомпанию или отель, ориентируясь на разрешенный класс обслуживания и «звездность» гостиницы.

Питание

Необязательно отдельно прописывать лимиты на завтрак, обед и ужин: вы можете установить суточную норму на питание, и работник сам решит, сколько потратит на тот или иной прием пищи.

Развлечения

Вам стоит определить, что компания подразумевает под этим пунктом снеки, алкоголь, поход в кинотеатр и т. д. и прописать, в каком случае работодатель готов возмещать потраченные средства (например, если такой досуг является неотъемлемой частью переговоров с клиентом).

Возмещение расходов

Важно, чтобы сотрудники четко представляли процедуру возмещения расходов. Попросите их указывать в отчетах дату, сумму, категорию трат, место и бизнес-цели, а также решите, стоит ли им заполнять квитанции на все расходы или же только на те, что превышают установленную тревел-политикой сумму.

Не забудьте также определить период, в течение которого работники должны предоставить отчеты, и установите, когда деньги, потраченные на деловую поездку, вернутся на счета сотрудников.

Охрана и безопасность

Стихийные бедствия, аномальная погода, политические беспорядки их невозможно предусмотреть, но нужно вовремя «обезвредить». И пока бизнес-путешественники заняты работой, их благополучие ваша ответственность, поэтому крайне важно, чтобы в тревел-политике были описаны процедуры, связанные с личной безопасностью сотрудников.

Прежде всего, необходимо прописать, что делать в экстренной ситуации и куда обращаться.

Если деловые туристы регулярно бывают в странах повышенного риска, организуйте дополнительное обучение по вопросам безопасности перелетов и пребывания в стране с другой культурой.

Также задумайтесь о том, каким образом будет налажена система оповещений о возможных форс-мажорах.

А высшим пилотажем станет разработка рекомендаций по здоровому образу жизни в командировках вместе с профильным специалистом.

Тревел-политика готова: что дальше?

Перемены нравятся только новаторам, остальные же воспринимают любые нововведения скептически. Чтобы тревел-политика надежно обосновалась в вашей компании, необходимо, чтобы сотрудники понимали, зачем она нужна, были знакомы с ее положениями и знали, где ее можно найти при необходимости.

Поэтому, когда документ будет разработан, ответственный за внедрение тревел-политики может провести ознакомительную презентацию. Стоит заострить внимание на том, что соблюдение тревел-политики верный путь к простому возмещению расходов. После того, как вы сообщите сотрудникам о новых правилах, можно провести тест на их понимание: проверка поможет запомнить новую информацию и покажет, нужны ли дополнительные тренинги. Подробнее о всех тонкостях внедрения тревел-политики мы уже писали в этой статье.

Не забудьте организовать внутрикорпоративную рассылку, чтобы все работники могли еще раз просмотреть документ, и загрузите его на внутренний сайт компании.

Если вы последовательно соблюдали все шаги этого руководства, мы рады вас поздравить: вам удалось разработать эффективную тревел-политику! Но увы: гарантировать ее соблюдение невозможно. Банальная забывчивость, неприятие контроля со стороны работодателя, нежелание сталкиваться с бюрократической рутиной у бизнес-путешественников множество причин игнорировать правила. Единственный вариант сделать следование тревел-политике неукоснительным автоматизировать ее при помощи онлайн-системы бронирования. Тактичный контроль, система действенных рекомендаций, аналитика поведения   вот то, что помогает деликатно управлять выбором сотрудника в командировке.

Как подготовить работающую тревел-политику: опыт Starliner

Создание тревел-политики — дело сложное, но не менее амбициозная задача — сделать так, чтобы тревел-политика действительно работала. Поэтому всем нашим клиентам мы предлагаем свою помощь в разработке «политики командировок», которая будет дружить, а не конфликтовать с корпоративной культурой. Итак, что мы для этого делаем:

#1 знакомимся с правилами и культурой компании

#2 накапливаем статистику по поездкам: цели, направления, частота и продолжительность командировок, особенности бизнес-путешественников (возраст, должности, привычки и т. д.)

#3 по итогам квартала обсуждаем результаты, определяем ключевую цель документа и предлагаем структуру тревел-политики (или корректируем существующую)

#4 в следующем квартале смотрим, как тревел-политика функционирует в компании, вносим корректировки, если требуется

#5 анализируем, по каким причинам нарушается тревел-политика, и обсуждаем, как можно этого избежать

Мы в Starliner знаем, что больших результатов можно добиться с той тревел-политикой, которая советует, а не запрещает. А еще — что правила командировок со временем могут устареть, ведь меняются бизнес, технологии, привычки бизнес-путешественников. Да, создать оптимальную тревел-политику непросто — но мы всегда готовы прийти на помощь!

Надеемся, это руководство было полезным для вас! О том, как бизнес-тревел партнер позволяет повысить лояльность сотрудников, вы можете узнать здесь.

Хотите повысить лояльность бизнес-путешественников?