Игра без правил: тревел нуждается в политике

Организуя командировки, мы в Starliner всегда ориентируемся на тревел-политику, свод правил и денежных лимитов командировки. Но какой должна быть тревел-политика, чтобы сами сотрудники стремились ее соблюдать? Попробуем разобраться!

Business Travel News провел любопытное исследование: издание изучило тревел-политики компании, желая выявить индекс счастья деловых туристов. Проанализировав их, BTN выделил 4 типа политик:

#1 компания запрещает: жесткая тревел-политика со строгими лимитами и контролем на всех этапах командировки от заказа билетов до подготовки отчетов.

#2 компания настаивает: тревел-политика, основанная не на запретах, а на «настоятельных рекомендациях». Отличается четкими правилами, но в исключительных случаях разрешает отклонения от тревел-нормы.

#3 компания предлагает: гибкая тревел-политика, которая допускает вариации в зависимости от целей и направления командировки. Указывает наиболее приемлемые варианты, но не настаивает на том или ином выборе.

#4 компания не вмешивается: отсутствие тревел-политики / опциональная тревел-политика, предлагающая сотрудникам безграничный выбор.

Как оказалось, строгие регламенты и подробные инструкции вещь вполне неплохая. Судите сами: та группа путешественников, что работает в компаниях без тревел-политики или с политикой, следование которой не является обязательным (#компания не вмешивается), самая несчастная из всего рейтинга: индекс счастья 45. Причем это касается всех командируемых, независимо от пола, возраста, должности и частоты поездок.

Так выглядит рейтинг тревел-политик

Остальные группы пребывают на отметке между 50 и 60. На втором месте по разочарованию находятся путешественники, вынужденные жить по preferred travel policies, когда #компания предлагает.

А разумно ограничивающая тревел-политика, напротив, обеспечивает ощущение поддержки и безопасности. В рейтинге эти сотрудники являются самыми счастливыми (индекс счастья 58).

Определяя уровень удовлетворенности, BTN попросил бизнес-туристов оценить элементы деловых поездок как на этапе подготовки к путешествию, так и на этапе «постпоездки». При оценке важности баллы трактовались как «важно» (5) / «неважно» (1), а в случае с критерием удовлетворенности положением дел в компании как «отлично» (5) / «ужасно» (1).

Результаты опроса помогут тревел-менеджерам определить потребности путешественников в зависимости от типа политики и позволят увидеть, насколько компании удовлетворяют эти потребности.

Так, для сотрудников, вынужденных жить в командировке без правил, важным фактором является оповещение о возможных проблемах, будь то аномальные погодные условия или кризисные ситуации в стране пребывания. Но обратите внимание: компании удовлетворяют эту потребность всего на 2,8 разрыв между «ожиданием» и «реальностью» составил более 1 балла.

После поездки для всех групп путешественников наиболее значимым является удобство в заполнении отчетов о расходах. Большинство путешественников оценили старания компании в этом направлении, опять же, кроме тех, в чьих организациях нет установленной тревел-политики.

В общем и целом, группа респондентов Optional / No policy не только менее довольна действиями своего работодателя, но и в среднем демонстрирует гораздо меньшую заинтересованность в тех факторах, которые другим кажутся важными. Это говорит о том, что, когда деловые поездки находятся под контролем, сотрудники начинают понимать преимущества тревел-управления.

Доверьте командировки профессионалам

Получить консультацию

Пожалуйста, заполните форму. Мы свяжемся с вами в течение рабочего дня, подготовим предложение и ответим на все вопросы.

Получить консультацию

Пожалуйста, заполните форму. Мы свяжемся с вами в течение рабочего дня, подготовим предложение и ответим на все вопросы.

Путешественники с «размытой» политикой тоскуют по контролю

Исследование BTN показало, что чем меньше компания управляла выбором путешественников, тем больше те нуждались в ясных и конкретных указаниях в этом изданию признались сами опрошенные. Например, одна из организаций предложила путешественникам руководствоваться здравым смыслом при заказе поездки, и теперь те замечают, что выбор отелей и рейсов стал для них поистине стрессовым занятием.

Другая компания отправила командируемым сотрудникам по электронной почте краткое напутствие а-ля «побольше скромности в тратах и уверенности в своем выборе!», однако, по словам бизнес-путешественницы, уверенности эти слова не придали скорее, наоборот.

«Я бы хотела знать, сколько денег я могу тратить в поездках, — признается она. — Я всё время пытаюсь сократить свои расходы до минимума, и это ужасно напрягает. Я бы не отказалась остановиться в более уютном отеле, если бы была уверена, что это допустимо».

Без навигации в мире бизнес-тревел путешественнику приходится непросто.

В отличие от бедняг, страдающих из-за размытых тревел-правил, работники с регламентированной политикой считают, что их компания заботится о них, потому как строгие ограничения обычно сглаживаются приятными бонусами. Например, инвестиционный банкир сообщила BTN, что ее компания договорилась о том, что сотрудники могут отдыхать в зале ожидания аэропорта. Кроме того, организация позволяет работникам использовать корпоративные тарифы для личных поездок и предоставляет субсидию для ускоренного предполетного досмотра.

Когда обязательное превращается в излишнее

Хорошего должно быть в меру: иногда тревел-политика заходит слишком далеко в стремлении контролировать. Путешественники, работающие в рамках жестких правил, все-таки менее счастливы (индекс счастья 56), чем их коллеги, направляемые четкими рекомендациями. Одна из сотрудниц, занятых в госсекторе, с сожалением замечает, что она «вынуждена надеюсь, это слово отражает то, как я к этому отношусь, использовать корпоративную онлайн-систему бронирования». Она также выразила сожаление в связи с ограниченным выбором рейсов между городами, в которых нет крупных хабов.

«Мы не можем просто выбрать приемлемый для нас рейс из всех возможных, — говорит она. — Вместо этого нам приходится довольствоваться вариантами в рамках согласованных корпоративных тарифов, в противном случае нас ожидает череда долгих согласований».

Другой респондент пожаловался, что его работодатель не так давно ввел систему ваучеров, заключив договор с крупной авиакомпанией. Раньше, когда сотрудники выбирали перевозчиков самостоятельно, они могли использовать накопленные благодаря программе лояльности баллы. Теперь же, привязанные к одному перевозчику, они копят бонусы с нуля. Плюс ко всему, у «регламентированной» авиакомпании не так хорошо представлены направления опрошенного путешественника.

Излишние ограничения заставляют сотрудников чувствовать себя беспомощно

BTN также поговорил с HR, который уверен, что железная хватка корпоративных правил мешает и сотрудникам, и самой компании: 

«Если бы я мог выбирать авиабилеты исходя из того, что является лучшим решением для меня и моего работодателя, у меня было бы больше гибкости при заказе поездок и, возможно, я бы даже сократил время, потраченное на разъезды. Однако я зажат в тесных рамках государственного контракта, и это явно никому не идет на пользу».

Нет предела совершенству: как улучшить «рекомендательную» тревел-политику?

Тревел-политика, инструментом которой является не приказ, а указание (#компания настаивает), действительно нравится командируемым сотрудникам. Что неудивительно, ведь этот тип политики допускает выбор, разрешает исключения, когда это необходимо, поддерживает путешественников и не отказывает в поощрении.

Когда путешественников, которым повезло работать с таким положением о командировках, просили поделиться мнением, как можно улучшить политику их организаций, они не сразу находили ответ. Поразмыслив, они чаще всего говорили, что онлайн-системе бронирования не хватает указания удобного времени рейса и расположения отеля.

С другой стороны, когда система начинает предлагать сразу несколько подходящих вариантов, между которыми практически нет никакой разницы, путешественник начинает терзаться сомнениями, и процесс выбора затягивается.

Опрошенные резонно замечают, что онлайн-инструментам зачастую недостает критического мышления: кажется, что алгоритмы живут своей технологической жизнью, не сверяясь с реальностью. Одной из респонденток система отказала в оплате услуги, отправив уведомление: «Вы не можете оплатить бензин, поскольку машина еще не арендована». Вся ирония заключалась в том, что поп-ап с оповещением выскочил как раз на странице с оплаченной квитанцией за аренду машины…

В целости и сохранности: безопасность превыше всего

Также опрос BTN установил, что чем строже тревел-политика, тем больше компания заботится о защищенности сотрудников. Один из респондентов, специалист по экологическому праву, сказал, что, когда он направляется в развивающиеся страны, выбор отелей для него всегда ограничен, однако он понимает, что это в интересах его безопасности.

Как показывает практика, путешественники готовы обменять свою свободу на безопасность

А путешественница, отметившая недостатки корпоративной онлайн-системы бронирования, сказала, что высоко ценит то, что ее компания считает нужным сообщать о возможных рисках и предоставляет медицинскую помощь тем, кто выезжает за границу.

Забота о путешественнике может быть самым весомым преимуществом жесткой тревел-политики настолько, что многие готовы поступиться свободой выбора ради поддержки и безопасности. И хотя не так много людей попадает в форс-мажорные ситуации во время командировок, сама уверенность в том, что работодатель всегда придет на помощь, заметно повышает лояльность сотрудников.

Как командировки повышают лояльность?