Кейс: как автоматизировать работу с командировками?

Вместе со Starliner нашему клиенту удалось сократить время оформления командировки в 4 раза, повысить безопасность и снизить затраты на тревел-услуги на 30%! Рассказываем, что мы для этого сделали.

Кратко

Было   

Стало

Заказ услуг на разных сайтах → 

Онлайн-бронирование всех этапов командировки в системе Starliner: все услуги — в «одном окне»

Среднее время оформления услуги — до 60 минут → 

Среднее время оформления услуги — около 15 минут

Многоступенчатая цепочка согласования командировок → 

Автоматизация процесса согласования

Необходимо собирать все закрывающие документы: посадочный талон, оригиналы билетов, счет из гостиницы с печатью, чеки на дополнительные траты → 

О всех закрывающих документах позаботится Starliner, необходимо только взять посадочный талон и чеки на дополнительные траты

Утрата транзакций / отчетов => потеря возвратов → 

Все расходы на командировки учитываются и хранятся в одной системе

Хотите добиться таких же результатов?   

Детали

Наш клиент

Торгово-промышленный холдинг с тридцатилетней историей. В холдинг входит более 20 направлений, среди которых — производство и дистрибуция офисных кресел, производство отопительного оборудования, измерительных приборов и другие.  

Обороты на командировки / месяц — 1 500 000 рублей.

Основные направления деловых поездок: Москва, Санкт-Петербург, Екатеринбург, Минск, Шанхай, Гонконг.

Ранее клиент не работал с бизнес-тревел партнером: сотрудник, отвечающий за организацию командировок, заказывал услуги на сайтах разных поставщиков. 

В начале года в компанию пришел новый тревел-координатор. И столкнулся со следующими проблемами:

Проблемы

#Долго

Как уже было отмечено, раньше услуги компании приобретались на сайтах поставщиков по корпоративной карте. И, несмотря на то, что деньги с карты были уже списаны, необходимо было запустить многоступенчатую цепочку подтверждений (акцептов), в которой участвовало до 4-х сотрудников.

Допустим, тревел-координатор купил для командируемого авиабилет. Затем ему необходимо подтвердить сумму списания в корпоративной системе учета затрат: для этого требовалось получить акцепт как минимум от руководителя и специалиста финансовой службы, которым еще нужно найти время для проверки заявок.

После этого тревел-координатор снова открывал сайт поставщика (например, чтобы забронировать номер в отеле) — и заново проходил всю цепочку согласования списаний. В итоге на оформление одной командировки могло быть затрачено до 60 минут! Не дело 🙁

#Сложно

Но гораздо больше времени терялось на поиске возвратов.

У нашего клиента был случай, когда был произведен возврат ж/д-билета, и на корпоративную карту вернулась сумма в 1800 рублей. Но на кого был оформлен данный билет, было неясно.

Несмотря на то, что сумма была небольшой, финансовый отдел в течение месяца не мог списать ее на затраты — пока тревел-координатор, потратив изрядно времени и нервов, не выяснил наконец, кому принадлежал этот возврат.

#Небезопасно

Наконец, тревел-координатор понимал, что блуждать с корпоративной картой по сторонним сайтам небезопасно: всегда есть риск утечки платежных данных.

По данным аналитического центра InfoWatch, внешние злоумышленники чаще всего нацеливаются на наиболее ликвидную платежную информацию, которую можно получить относительно несложными способами например, с помощью сайтов-подделок.

Источник: InfoWatch

Начиная работу в компании, тревел-координатор понимал, что наладить эффективные бизнес-тревел процессы невозможно без устранения этих проблем. Итак, ключевыми запросами корпоративного клиента стали:

а) сокращение времени формирования тревел-услуг

б) консолидация всех затрат на командировки в одной системе

в) безопасность платежных данных

г) эффективные инструменты для оптимизации бюджета

Решение: автоматизация командировок

#1 Прежде всего, мы решили, что наиболее эффективной формой нашего взаимодействия станет переход на полный онлайн. Это позволило не только планировать и оформлять все этапы командировки в «одном окне», но и видеть лучшие тарифы, оптимизировать маршрут, взаимодействовать со службой поддержки в удобном чате, иметь круглосуточный доступ к электронному архиву документов и отчетам (нарушение тревел-политики, выбор неминимальных тарифов, реализованная экономия по трехсторонним договорам и другие). Тревел-координатор стал работать в онлайн-системе бронирования Starliner сразу же после заключения договора с нами.

Быстрое погружение в работу обеспечено интуитивно понятным интерфейсом программы. Кроме того, мы всегда предлагаем клиентам пройти обучающие вебинары по работе в системе и, при желании исполнителя, ассистируем первое онлайн-бронирование. Если же по каким-то причинам «полный онлайн» неудобен, мы готовы также сотрудничать в офлайн-режиме или по смешанному типу (онлайн для простых заказов + офлайн для сложных).

#2 Чтобы сократить цепочку согласования, мы настроили удобную для нашего клиента форму оплаты — реестровую. Отныне больше не нужно создавать каждый день заявку по каждой услуге: мы отправляем реестр с указанием всех транзакций 1 раз в неделю, после чего запускается процесс подтверждения трат на основании одного документа.

#3 Через 3 месяца после старта нашего партнерства мы провели первый конференц-колл, предоставив клиенту сводный отчет по месяцам c детализацией по ж/д- и авиабилетам (затраты по сотрудникам, маршрут, вознаграждение агента).

Скажем честно: нам очень повезло, ведь тревел-координатор оказался крайне инициативным и компетентным специалистом. На основе предоставленных отчетов он подготовил свою презентацию для руководителей, в которой показал все преимущества разумной экономии, потери на возвратах и обменах, а также возможности для эффективной оптимизации маршрутов.

Это помогло не только снискать доверие руководства, но и расширить полномочия — вплоть до планирования годового тревел-бюджета компании и возможности согласовывать командировки сотрудников.

Результат

Первые результаты удалось получить уже в первый месяц работы клиента со Starliner. Договор с одним поставщиком позволил компании отказаться от оформления услуг на сторонних сайтах, что сократило время согласования почти в 4 раза и увеличило уровень информационной безопасности до 100%!

Времени на рутину стало тратиться гораздо меньше: это освободило ресурсы для работы с аналитикой и оптимизации бюджета командировок. В совокупности все эти действия снизили затраты на деловые поездки на 30%.

Во многом такие потрясающие результаты обеспечены проактивностью сотрудника, готового влиять на процессы в компании и доносить ценность этих изменений до руководителя.

Впереди у нас еще много планов (например, сейчас мы работаем над интеграцией онлайн-системы Starliner с учетной системой клиента для автоматического разнесения затрат по каждому сотруднику). И, уверены, столько же классных результатов!