Мы уже писали, что при планировании бизнес-тура важнейшими всегда являются два вопроса: «как добираться?» и «где жить?»
Транспортный вопрос решается в большинстве случаев довольно просто. Направлений типа “Петербург-Москва”, обеспеченных десятками ежедневных авиационных и железнодорожных рейсов, совсем немного. На подавляющем большинстве других число рейсов измеряется единицами (да ещё и не каждый день), и выбор средства передвижения проблемой не является.
Вопрос места жительства куда серьёзней. Даже в самом диком захолустье наверняка отыщется несколько гостиниц/хостелов/апартаментов. А с учётом “частного сектора” число возможных мест проживания может исчисляться десятками. Как произвести выбор, чтобы и не потратить много времени сейчас, и не жалеть о своих решениях потом?
Используйте чек-лист, который поможет вам методично отсеять неприемлемые варианты и оставить тот единственный, что удовлетворит все требования – и ваши личные, и тех, кто направил вас в командировку.
1. Вопрос цены
Ознакомьтесь с положениями корпоративной тревел-политики и выясните, сколько вы можете потратить на проживание. Лимиты, указанные в Положении о командировках, сразу позволят отсеять огромное количество мест, жить в которых вы либо не сможете, либо не захотите.
Помните: во многих регионах и в России, и за рубежом действуют курортные сборы. В большинстве случаев они автоматически включаются в стоимость бронирования, но иногда их следует оплачивать отдельно. Это обстоятельство необходимо учитывать при оценке затрат на проживание.
2. Расположение
Выбирать жилье следует как можно ближе к тому месту (офису, заводу и т.д.), ради которого вы отправились в командировку. Если не получается, следует ориентироваться на близость к транспортным артериям – чтобы минимизировать затраты на проезд. Также не помешает оценить развитость инфраструктуры – наличие магазинов, кафе и разных сервисов (например, прачечной или проката автомобилей).
3. Комфорт
Чтобы деловая поездка была максимально продуктивной, жилье должно быть максимально комфортным. В описании отеля обратите внимание на следующие пункты:
- круглосуточная работа ресепшен;
- завтрак в отеле;
- наличие WiFi;
- размер и форма номера;
- оснащение номера (сейф, холодильник, электрочайник, посуда и пр.);
- оборудование и оснащение душа.
Если собираетесь работать в номере, проверьте наличие, как минимум, рабочего стола, а лучше – специальной рабочей зоны.
4. Условия бронирования
Изучите условия бронирования на случай переноса или отмены прибытия. Они могут оказаться принципиально важными в тех случаях, когда нет полной определённости с моментов начала командировки.
5. Закрывающие документы
Выясните в бухгалтерии, какие необходимы документы и насколько принципиален “полный пакет”. Те, кто обеспечить требуемые документы не может или не хочет (например, владельцы частных домов/квартир), из рассмотрения удаляются.
6. Отзывы
Не пожалейте времени на изучение отзывов – они расскажут, как выглядит потенциальное место жительства на самом деле. Вы узнаете, насколько любезен персонал и удобны кровати, действительно ли ночью тихо, завтраки съедобны, скорость Интернета высока и так далее. Если важные для вас темы остались непрояснёнными, не стесняйтесь задавать уточняющие вопросы на сайтах бронирования.
Переходя от пункта к пункту, вы сможете быстро произвести селекцию и выбрать то место, которое будет соответствовать вашим желаниям и возможностям в наибольшей степени.
Удачи в поисках!