Делимся лучшими практиками управления командировочными расходами

16 марта медиахолдинг РБК собрал административных директоров крупных российских компаний, чтобы поделиться секретами организации эффективного рабочего пространства и лучшими практиками управления расходами. И то, и другое касается не только работы в офисе — в деловых поездках сотрудникам не менее важен определенный настрой и условия для работы, а ресурсы компаний не безграничны. Поэтому мы с удовольствием откликнулись на предложение РБК рассказать о том, как тратить на командировки меньше, а получать больше.

Десять экспертных докладов, живые дискуссии и примеры реальных кейсов самых разных компаний окончательно убедили участников в том, что точкой отсчета и мерилом успеха всех проектов административного директора должны быть реальные потребности бизнеса. Так что наши тезисы нашли благодатную почву и, надеемся, в скором времени дадут свои плоды.
 

Итак, что нужно сделать?«Оцифровать» процессы организации командировок и увязать расходы на поездки со стратегией компании.

Что это даст? — Поможет усилить эффект от командировок, генерирующих прибыль, сократить нецелесообразные поездки и свести к минимуму операционные и репутационные риски.

К кому обращаться за решением? — Традиционные бизнес-тревел агентства такие задачи не решают, поэтому при выборе партнера важно обращать внимание на его тревел-менеджмент компетенции, технологические возможности и — самое главное — мотивацию обеспечивать вам систематическую экономию и эффективность общего тревел-бюджета.

Под тревел-менеджмент компетенциями мы подразумеваем способность разрабатывать и реализовывать индивидуальные стратегии управления тревел-программой компании, которые включают в себя: синхронизацию с управленческим учетом компании, автоматизацию и упрощение процессов утверждения и согласования стоимости поездок, регулярную ревизию и адаптацию тревел-политики компании к актуальным условиям рынка, наличие обучающих и мотивационных программ для разных групп командируемых сотрудников.

Существенным моментом также являются технологические возможности ТМС и работа с поставщиками. Тревел-рынок развивается очень быстро, поэтому, помимо контрактных поставщиков агентства и согласованных корпоративных тарифов, важно обеспечить компании безопасный доступ к максимальному количеству рыночных предложений и возможности заказывать web- и акционные тарифы. Агентствам это, как правило, невыгодно. Поэтому немаловажным аспектом является также мотивация бизнес-тервел партнера реализовывать для вас систематическую экономию и эффективность общего тревел-бюджета.

Мотивацию можно проверить в момент обсуждения коммерческих условий:  заинтересованный в успехе клиента партнер не будет работать с нулевыми сборами и сможет предоставить расчет окупаемости вложений в обслуживание. Еще один показатель — договорная база. Работа по договору услуг, в отличие от агентского, не обеспечивает должной прозрачности взаимоотношений и дает поставщику возможность добавлять скрытые сборы, зная, что клиент не всегда может это проверить. Правильный партнер, напротив, уделяет большое внимание прозрачности и проявляет изрядное любопытство к бизнесу клиента.

Такой подход, безусловно, требует от административного директора большей вовлеченности в процессы управления командировками, но и сулит ему колоссальную выгоду!