Недавно консалтинговая компания Deloitte опубликовала исследование «Опрос финансовых директоров ведущих компаний в России», в рамках которого профессионалы выделили 3 приоритетных стратегии ведения бизнеса для восстановления положения дел в компании. Ими стали постоянный контроль над затратами, сокращение расходов и развитие бизнеса за счет естественного роста.
Как применять эти стратегии организациям, в которых деловые поездки сотрудников генерируют значительные расходы? Отвечая на этот вопрос, мы доработали пул рекомендаций, которые подготовили в контексте летнего повышения цен на авиабилеты.
Постоянный контроль над затратами
# Консолидируйте все заказы по командировкам в единой системе.
# Автоматизируйте контроль регламентов по поездкам.
# Управляйте спросом на поездки. Автоматизированная система утверждений и согласования стоимости поездок поможет свести к минимуму слишком дорогие и исключить нецелесообразные командировки.
# Автоматизируйте процессы разнесения расходов по центрам затрат и другим аналитикам управленческого учета.
Сокращение расходов
# Сегментируйте командируемых сотрудников, пересмотрите и уточните правила и лимиты тревел-политики в зависимости от направлений, характера и целей поездок.
# Рассмотрите возможность использовать тарифы «комфорт» и «премиум-эконом» в качестве альтернативы бизнес-классу. Эти тарифы обеспечивают комфортные условия в пути (дополнительное расстояние между креслами, улучшенный рацион и гибкие условия обмена) по значительно меньшей стоимости (экономия составит до 60 % от стоимости бизнес-класса).
# Стимулируйте сотрудников бронировать билеты заблаговременно. По статистике, билеты, приобретаемые менее чем за 7-14 дней до отправления, стоят на 5-40 % дороже. И вопреки расхожему мнению, планировать поездки заранее удается даже тем, кто в это категорически не верит.
# Проанализируйте соотношение покупок к возвратам и обменам билетов со штрафом и призовите сотрудников тщательнее планировать свои поездки. Дисциплина позволит отказаться от значительной части более дорогих возвратных тарифов.
# Используйте все возможности для получения моментальных или отложенных скидок от объема заказываемых услуг: трехсторонние договоры, деловые проездные, программы корпоративной лояльности. При этом не зацикливайтесь на выполнении объемов. Проанализируйте размер и доступность скидок по вашим направлениям и определите оптимальную стратегию выбора тарифов и авиакомпаний.
# Вовлекайте сотрудников в тревел-программу и объясните им, как правильно сделать оптимальный для себя и компании выбор. Практика показывает, что самый большой потенциал экономии лежит в области управления выбором работников.
Развитие бизнеса за счет естественного роста
С развитием технологий удаленного общения может показаться, что отказ от деловых поездок — оптимальный способ скорректировать бюджет во время кризиса. Но, если вы не готовы инвестировать в технологии Telepresence, такое мнение может быть ошибочным, и оно дорого обходится компании. В 2009 году Oxford Economics опубликовала посткризисное исследование, выводы которого заставляют задуматься:
— Ограничение деловых поездок может способствовать сокращению прибыли компании на протяжении нескольких лет. В первый год бизнес теряет до 17 % прибыли, а для восстановления прежнего финансового уровня понадобится более 3 лет.
— По мнению руководителей и бизнес-путешественников, отказ от личных встреч приводит к потере 28 % бизнеса.
— Эксперты подсчитали, что около 40 % потенциальных клиентов превращаются в новых клиентов компании после личной встречи. Для сравнения, без личных встреч такое «превращение» происходит только с 16 %.
# Не переставайте ездить: так емко можно сформулировать рекомендацию для данной стратегии. И выбирайте тревел-менеджмент компанию, которая поможет вам делать это на профессиональном уровне, учитывая все тонкости рынка и индивидуальные особенности деловых поездок сотрудников.