Зачем вашей компании бизнес-тревел агентство?

«Мы всё бронируем сами, и да, нас всё устраивает, спасибо, неинтересно», наверное, самая популярная фраза, которую при отказе слышат наши менеджеры по продажам. И, конечно, она удручает любое бизнес-тревел агентство: обидно, когда компания не хочет облегчить себе работу с командировками и продолжает переплачивать там, где можно не только экономить, но и получать возврат инвестиций. 

Поэтому мы и решили написать эту статью: рассказываем, кому выгодно сотрудничать с агентством, зачем платить сервисный сбор, за счет чего он окупается и чем на самом деле занимается бизнес-тревел партнер.

Starliner — бизнес-тревел агентство нового поколения

У нас есть всё, чтобы сделать командировки вашей компании по-настоящему эффективными: поддержка 24/7, своя онлайн-система бронирования, экспертиза (20+ лет — опыт топ-менеджмента на рынке бизнес-тревел) и искреннее желание помочь!

Кому выгодно сотрудничать с бизнес-тревел агентством?

На самом деле, каких-то ограничений в этом вопросе нет. Будь вы перспективным стартапом из десяти человек или холдингом с тысячами сотрудников, партнерство с агентством принесет вам неоспоримые преимущества. Если, конечно, вы выберете действительно прогрессивную компанию. Что это значит? Лучшие агентства делового туризма:

предлагают круглосуточную поддержку опытных менеджеров: важно, чтобы на том конце провода вас не только выслушали, но и помогли решить проблему. Даже если сегодня 1 января, на часах 5 утра, а вы находитесь на другом континенте. 

поддерживают и совершенствуют свою онлайн-систему бронирования: это значит, что вы сможете как минимум экономить время, выписывая все услуги в одном окне. К этому также прибавьте безопасную оплату корпоративной картой, отчеты по затратам, взаимодействие с менеджерами в личном кабинете и еще множество опций: они зависят от уровня оснащенности вашего поставщика.

заботятся о своевременной отправке закрывающих документов.

сообщают об акциях, специальных предложениях и новостях делового туризма, чтобы вы всегда были в курсе. 

Но, конечно, чем выше объем расходов на деловые поездки, сложнее бизнес-тревел процесс и больше командируемых сотрудников, тем ощутимее выгода от сотрудничества. Так, по нашим данным, компании с оборотом от 300 тысяч рублей на командировки в месяц могут экономить до 30 %

Навести порядок в командировках? Легко!   

За что агентство делового туризма получает сервисный сбор (и можно ли его не платить)?

Пожалуй, самый больной вопрос и для нас тоже! Уж слишком часто мы слышим о том, что агентство делового туризма должно работать без сборов. Вот только как это возможно? Мы коммерческая организация, и продавать свои услуги за ноль то есть бесплатно просто не можем. И, честно говоря, не хотим: иначе из бизнеса превратимся в благотворительный фонд 🙂

Как правило, в ответ мы получаем два распространенных аргумента: 

1) Вам же платят комиссию поставщики!

2) А как же ваши конкуренты, которые предлагают нулевые сборы?!

На первый вопрос ответить легче, потому что есть факты: авиакомпании еще в 2013 году стали массово отменять комиссии для агентств. Те же поставщики, что еще сохранили такую возможность, всё равно не позволят нам окупить затраты на командировки клиентов не то что получить какой-то доход.

Второй вопрос более щепетилен но и на него мы ответить можем однозначно: работая за ноль, вы позволяете недобросовестным агентствам наживаться на вас. Сбор всё равно есть, только он скрыт например, в стоимости билетов. В этом мы убеждались не раз, когда рассматривали маршрутную квитанцию конкурентов-нулевщиков с нарисованными ценами.

Но есть и другая схема оплаты, в последнее время набирающая популярность на нашем рынке, абонентская плата. Она подразумевает, что вы платите фиксированную сумму в месяц, а не сервисный сбор на каждую услугу. Она вызывает гораздо больше доверия у клиентов (особенно если бизнес-тревел компании при этом подчеркнут, что у них нулевые сборы). Но так ли она отличается от сборов?

Разделите абонентскую плату на количество поездок: как правило, плата за одну поездку эквивалентна, а иногда даже незначительно больше сбора, которое предлагает агентство за услуги по одной командировке (например, авиа- + гостиница). Если стоимость одинакова, естественно, есть смысл выбирать поставщика, который за те же деньги предлагает больше возможностей в плане сервиса.

При этом, если вы станете ездить чаще, абонентская плата для вас будет увеличена. Если же при увеличении поездок плата осталась прежней, это повод задуматься о недобросовестности поставщика, ведь в ущерб себе никто работать не будет. Запросите у вашего бизнес-тревел партнера отчетность по принципу open book, в которой подробно будут указаны доходная и расходная (аренда офиса, ФОТ и т. д.) части. Если поставщик откажется, очевидно, ему есть что прятать…

Офлайн или онлайн: как работать?

Как первое российское электронное бизнес-тревел агентство, мы, конечно же, целиком и полностью поддерживаем онлайн: автоматизация это скорость, безошибочность, удобство и экономия. 

В то же время мы понимаем, что по разным причинам далеко не все клиенты хотят переходить на «полный» онлайн. Поэтому мы гибки и готовы к любому формату взаимодействия:

а) офлайн: подходит тем, кто хочет отдать всю работу по бизнес-тревел на аутсорс

Пример: вы HR в довольно крупной компании. Командировки лишь одна из обязанностей в вашем внушительном списке. И происходят они не так уж редко… В поисках лучших предложений по отелям и билетам вы теряете не один час (и открываете не один десяток вкладок). Почему бы не делегировать это профессионалам? Тем более, если несколько часов вашей работы стоят гораздо дороже, чем оформление командировок через менеджера агентства. 

Работая с нами офлайн, вам нужно всего лишь отправить нам заявку любым удобным способом. Укажите в задаче цель поездки, желаемую дату, пункты назначение, а всё остальное, включая выстраивание оптимального маршрута и поиск лучших решений, возьмут на себя наши специалисты.

б) онлайн: подходит тем, кто предпочитает самостоятельно управлять бизнес-тревел процессами

Пример: вы тревел-координатор, следите за новостями индустрии, знаете лайфхаки, которые позволят сэкономить на деловых поездках, понимаете, почему компаниям невыгодно бронировать на букинге, и ищете онлайн-решение, позволяющее выписывать все услуги по командировкам в одном окне.

Отлично, наша онлайн-система то, что вам нужно! В ней можно и просто выписывать необходимые услуги, и управлять командировками на профессиональном уровне: смотреть отчеты по деловым поездкам и изучать аналитики, добавлять сотрудников и устанавливать схемы утверждений, выстраивать тревел-политики и оптимизировать бюджет за счет специальных индикаторов системы. 

При этом учиться пользоваться платформой не нужно: мы разработали интуитивно понятный интерфейс, поэтому работать в системе можно с первого же дня знакомства с ней.

в) «режим круиз-контроля», или онлайн + офлайн: подходит тем, кому иногда нужна экспертная помощь

Пример: вы офис-менеджер в молодой IT-компании. Вы давно искали удобную онлайн-систему, в которую можно было бы «запустить» сотрудников. Но сомнения оставались: одно дело выписывать типовые маршруты Москва-Петербург, совсем другое выстраивать сложную поездку с пересадками или оптимизировать стоимость заказа.

Мы всегда готовы прийти на помощь, если вам нужна экспертная поддержка. Вы можете работать в нашей системе самостоятельно, но также обращаться к нашим менеджерам, которые помогут выстроить маршрут и посоветовать оптимальное решение из всех возможных. 

Подписать договор — еще не всё: как сделать сотрудничество с агентством максимально эффективным?

Безусловно, у нас есть клиенты, которые, заключив договор с нами, работают самостоятельно в системе и более никак с нами не взаимодействуют. Но нам ближе партнерские отношения: чем больше вы вовлечены в процесс и чем больше информации нам предоставляете, тем больше у бизнес-тревел компании возможностей для совершенствования тревел-программы.

Именно поэтому считаем, что идеальная модель сотрудничества выглядит так:

1) вы отправляете нам статистику по поездкам компании (оборот, география, разбивка по услугам: вид услуги и количество)

2) мы готовим для вас индивидуальное предложения и указываем возможности оптимизации 

3) если условия сотрудничества нас устраивает, подписываем договор

4) проводим обучающий вебинар по работе в нашей системе и ассистируем первое онлайн-бронирование

5) предлагаем подключить инструменты оптимизации: трехсторонние договоры, корпоративные скидки, деловые проездные по распространенным направлениям и т. д.

6) раз в квартал обсуждаем отчеты в рамках конференц-колла и потенциал для улучшения тревел-программы

7) помогаем разрабатывать тревел-политику или корректировать существующую

Что вы получаете, работая с агентством?

Работая со Starliner, вы можете быть уверены, что у вас будет: 

в среднем до 15 минут на оформление командировки полного цикла: возможность бронировать все услуги (авиа-, ж/д-, отели, трансферы, такси) в одной онлайн-системе 

24/7 поддержка опытных менеджеров: средний срок работы специалистов — 7+ лет 

100 % охват тревел-услуг: корпоративные мероприятия, визы, страховки и любые доп. услуги, включая перевоз спецгрузов или заказ дополнительного вагона поезда!

100 % бесперебойный документооборот: закрывающие документы — вовремя и без ошибок

более 10 онлайн-отчетов прямо в системе, а также отчеты-презентации от наших аналитиков раз в квартал

Пример отчета о выборе неминимального тарифа
Пример графика поездок с дополнительными опциями

сокращение средней стоимости услуги на 30 %. За счет чего?

доступ ко всем тарифам на рынке;

подключение корпоративных скидок и трехсторонних договоров;

индикаторы системы:

Иногда стоимость маршрута «туда-обратно» разными билетами может быть ниже, чем одним билетом. Система укажет, если на этом можно сэкономить.

оптимизация самостоятельного бронирования: до выписки билета наши аналитики просматривают каждый онлайн-заказ и дают рекомендации по сокращению стоимости, если это необходимо;

подключение деловых проездных;

корректировка тревел-программы (тревел-политика, глубина бронирования, работа с нарушителями и т. д.) согласно рекомендациям наших аналитиков;

оперативное сообщение об акциях и специальных предложениях поставщика.

А еще наши клиенты первыми узнают о главных событиях нашего рынка! Подпишитесь на рассылку Starliner, чтобы быть в курсе.

Starliner — бизнес-тревел агентство нового поколения

У нас есть всё, чтобы сделать командировки вашей компании по-настоящему эффективными: поддержка 24/7, своя онлайн-система бронирования, экспертиза (20+ лет — опыт топ-менеджмента на рынке бизнес-тревел) и искреннее желание помочь!

Хотите узнать больше о возможностях Starliner?